Кейс внедрения учета по проектам на примере производителя мебели

Статья

Как и многие в мебельном бизнесе, наш клиент работает по проектам: каждый заказ — это уникальный продукт со своими этапами: дизайн, производство, доставка, монтаж и пост-обслуживание.
До нашего прихода они видели общую прибыль по компании в конце месяца, но не могли ответить на ключевые вопросы:

Какой проект был по-настоящему прибыльным, а какой — нет?
Какой этап съедает основную маржу: может, дорого обходится установка или логистика?
Соответствуют ли фактические расходы на материалы и зарплату запланированной смете?
Какое подразделение работает эффективнее других?

Они управляли финансами, но не управляли рентабельностью. Это и был их главный вызов.

Содержание

Решение гибкая система проектного учета в P&L

Мы предложили им нашу систему P&L для «1С Предприятие», заточенную под проектный подход. Но главное — мы не стали предлагать шаблонное решение. Вместо этого мы начали с глубокого обсуждения, чтобы выбрать оптимальный уровень детализации.
Мы объяснили, что есть три пути:

Упрощенный режим: Проект как «единая сделка». Видна общая рентабельность заказа, но непонятно, где именно она была заработана или потеряна.
Расширенный режим: Детализация до этапов проекта и статей затрат. Можно увидеть рентабельность этапа «Производство», понять, сколько потратили на материалы для «Монтажа» и сравнить план с фактом.
Профессиональный режим: Детализация до каждой конкретной номенклатуры (винт, панель, м² ткани). Максимальная точность, но и максимальная нагрузка на персонал по ручному внесению данных.

Совместный выбор: Золотая середина

Клиент сначала хотел максимальную детализацию. Но мы честно предупредили: «Профессиональный» режим — это не только мощная аналитика, но и огромный объем ручной работы для бухгалтеров и менеджеров. Автоматизировать учет каждой детали невозможно, и это может парализовать работу.
После совместного анализа мы нашли идеальный компромисс — Расширенный режим. Он дает всю необходимую аналитику по этапам и статьям, при этом оставаясь управляемым для сотрудников.

Что мы конкретно включили в аналитику

Этапы проекта: Дизайн, Технология, Производство, Монтаж, Доставка, Общехозяйственные расходы (ОХР).
Статьи затрат: Материалы, Заработная плата, Логистика, Монтажные работы и т.д.
Центры материальной ответственности (ЦМО): Мы добавили аналитику по подразделениям-цехам: Мебельное производство, Малярный цех, Металлоцех. Это позволило видеть, какой цех и сколько ресурсов потребил в рамках проекта.

Теперь структура проекта выглядела так:
Проект «Офисная мебель для Клиента А»

Этап: Производство (ЦМО: Мебельный цех)
Статья: Материалы
Статья: Зарплата
Этап: Монтаж
Статья: Зарплата монтажников
Статья: Транспорт

Техническая реализация: Как мы это настроили в системе P&L

Расскажу подробно, как мы воплотили это решение непосредственно в системе «1С Предприятие». Это был не магический черный ящик, а четкая последовательность шагов:
Шаг1. Активация проектного учета. Мы зашли в настройки системы, нашли блок «Проекты» и первым делом включили сквозной учет по проектам. Затем выбрали согласованный «Расширенный режим», чтобы открыть возможность вести учет по этапам и статьям.

Расширенный режим открывает возможность вести учет по этапам и статьям.

Шаг2. Добавление аналитики ЦМО. Далее мы перешли в блок «Администрирование» и в настройках аналитик активировали дополнительную справочник, назвав его «ЦМО» (Центры Материальной Ответственности). В этот справочник мы занесли все цеха и подразделения клиента.

Справочник цехов и подразделений клиента.

Шаг3. Создание проектов через «Портфели проектов».

Чтобы не создавать этапы для каждого нового заказа вручную, мы использовали инструмент — «Портфель проектов» — это шаблон проекта, где мы заранее прописали все типовые этапы (Дизайн, Производство, Доставка, Монтаж, ОХР).
Теперь, когда менеджер создает новый заказ, он просто выбирает этот портфель, и система автоматически подставляет все этапы в проект.

Форма самого проекта, где мы видим общие показатели

Шаг4. Организация операционного учета. После этого клиент начал вести повседневный учет: все поступления, списания, накладные на реализацию и затраты они стали разносить не просто на проект, а на конкретный этап, статью и ЦМО. Именно это и стало источником данных для последующей аналитики.

Результат: Прозрачность, контроль и эффективные решения

Благодаря внедрению, клиент получил не просто отчеты, а инструмент управления:

План-фактный анализ в разрезе этапов: Руководитель видит, что по этапу «Производство» запланировали 500 тыс. руб., а потратили 550 тыс. руб., и может сразу разобраться в причинах.
Рентабельность каждого заказа и этапа: Стало ясно, какие типы проектов — самые выгодные.
Контроль эффективности цехов: Видно, какой цех (ЦМО) укладывается в смету, а какой постоянно перерасходует материалы.
Мощные дашборды и отчеты. Мы настроили для руководства интерактивные дашборды, которые в реальном времени агрегируют ключевые показатели по всем проектам, ЦМО и этапам. Вся информация — на одном экране.
Гибкая отчетность. Клиент теперь может сгенерировать не только стандартные отчеты ДДС и ОПиУ, но и детализировать их вплоть до отдельного этапа конкретного проекта с привязкой к цеху. Например, «Денежный поток по этапу «Монтаж» проекта «Кафе «Весна» с разбивкой по статьям».

Список созданных проектов в системе P&L для 1С предприятия

План-фактный анализ по проектам в разрезе этапов и статей

Анализ расходов в разрезе каждого проекта

Отчет о движении денежных средств компании в разрезе каждого проекта и общефирменных
затрат

Заключение

Этот кейс — наглядный пример того, как стратегический подход к настройке важнее самой мощной системы. Мы не просто «включили» проектный учет, а вместе с клиентом нашли баланс между глубиной аналитики и трудоемкостью, внедрили его через понятные механизмы (Портфели, ЦМО) и дали бизнесу реальный инструмент для роста прибыли.

Записаться