Каждый договор в бизнесе — это набор обязательств. Кто, кому, когда и сколько должен заплатить, поставить, сделать. Пока договоров немного, за ними легко следить вручную. Но как только компания масштабируется, они начинают теряться из виду: у одного не выставлен счет, у другого — не подписан акт, третий так и остался в черновиках.
Договор без системного учета — это деньги, которые легко забыть. Например, отдел разработки завершил проект, передал работу клиенту, но не зафиксировал факт приёмки. Финансисты об этом не узнали — акт не подписан, счёт не выставлен. Проект остаётся невидимым для учёта и планирования, хотя работу уже выполнили.
Учет договоров позволяет видеть финансовую нагрузку: сколько предстоит получить и сколько — заплатить, когда поступят деньги, на что хватит текущих остатков. Без этого невозможно планировать, управлять обороткой и защищаться от кассовых разрывов.
Кроме того, грамотно оформленные и учтенные договоры — это основа управленческой отчетности. Они ложатся в бюджетирование, платежный календарь, аналитику БДДС и БДР. Если нет единого источника данных, менеджмент опирается на разрозненные таблицы и ручные выгрузки. А значит — ошибается чаще.

Системный учёт помогает превратить договоры из папки с PDF в работающий инструмент управления. Когда каждый документ привязан к задачам и цифрам, компания перестает действовать инертно и начинает управлять обязательствами в реальном времени. Вот что дает систематизация:

Видно, что должно произойти и когда.Если договоры хранятся в почте или отдельных файлах, никто толком не понимает, какие суммы и к какому сроку надо оплатить или получить. В итоге начинаются сюрпризы: «мы же ждали платеж от клиента» или «упустили платеж по аренде».

Когда все суммы и даты привязаны к договору в системе, становится видно: 25 числа должно поступить 300 000 ₽ от клиента X, а 28 числа — оплата поставщику. Это помогает заранее увидеть кассовые риски и распределить приоритеты.

Контроль на всех этапах. Без системы договор может быть согласован и подписан, но все последующие документы легко упустить. Например, забыли подготовить акт или выставить счёт. Или все сделали и подписали, оплату никто не проконтролировал. Такие цепочки приводят к просрочкам, потерянной выручке и неприятным разбирательствам с партнерами.

При системном учете каждый менеджер видит, что акт по поставке не загружен или не подписан, и напоминает исполнителю. Без этого компания может легко недополучить деньги в нужный срок или нарваться на штрафы от контрагента.

Меньше риска что-то забыть. Обычно один договор — это несколько событий: аванс, работы поэтапно, окончательный расчёт. Без учёта какие-то этапы теряются. Бывает, что компания честно выполнила задачу, но не выставила счёт. Через полгода об этом вспоминают, но восстановить цепочку событий и доказать правоту бывает сложно.

Когда договор учтен в системе, все события по нему видны: поступления, расходы, статусы. Например, договор на сопровождение на год — и каждый месяц должен приходить платёж. Если клиент пропустил, система покажет отклонение. Так не теряются ни деньги, ни обязательства.

Источник данных для анализа. Руководство хочет понять, с какими контрагентами чаще всего бывают просрочки, сколько в среднем зарабатывают на каждом договоре, кто из менеджеров работает эффективнее. Если договоры не учтены централизованно, собрать такие данные невозможно — или нужно вручную выгружать таблицы из разных систем.

Системный учёт делает договоры источником данных. Например, можно увидеть, что проекты с агентством А всегда уходят за рамки установленного дедлайна, а с агентством Б наоборот — реализовываются раньше срока. Это не догадки, а конкретные факты, на основании которых можно принимать управленческие решения и формировать внутреннюю отчетность по договорам — по направлениям, контрагентам и исполнению обязательств. Такие наблюдения невозможно собрать без системной отчетности по заключенным договорам, где фиксируются сроки, суммы, статус и отклонения.

Учет договоров нужен не только юристам и бухгалтерам — он помогает всем, кто отвечает за деньги, сроки и исполнение обязательств.

• Руководителю важно понимать, на какие суммы компания уже взяла на себя обязательства и какие деньги должна получить. Без этого сложно планировать развитие, управлять обороткой и принимать взвешенные решения. Например, можно заключить новый контракт, не зная, что по текущим договорам в ближайшие две недели ожидается крупный платеж поставщику — и попасть в кассовый разрыв.

• Финансовому директору нужен актуальный список договоров для бюджетирования, БДДС и платежного календаря. Когда данные подтягиваются автоматически из договоров — видно, какие платежи уже прошли, какие планируются, какие суммы и даты критичны. Без этого система управления деньгами превращается в ручную сводку из Excel.

• Проектным и клиентским менеджерам важно контролировать исполнение: следить, подписан ли договор, когда выставлен счёт, были ли оплаты, оформлены ли акты. Если менеджер ведёт всё в заметках и чатах, ошибки неизбежны — кто-то забудет выставить финальный счёт, кто-то не напомнит клиенту об оплате, кто-то вовремя не передаст закрывающие документы.

• Бухгалтеру и юристу удобнее работать с договорами, когда они заведены в систему и согласованы. Тогда проще проверять сроки, фиксировать расчёты, вести архив, оформлять изменения и контролировать полноту закрывающих документов. Это снижает риски налоговых претензий и правовых конфликтов.

Системный учёт договоров нужен не потому что «так надо», а потому что иначе в современном бизнесе невозможно договориться, проконтролировать и заработать.

Базовая 1С поддерживает работу с договорами, но часто это просто справочник с датой, номером и суммой. Дальше — всё вручную: менеджеры ведут учет в таблицах, юристы — в почте, финансисты — в платежках. Каждый смотрит на свой кусок, и система разваливается.

Конфигурации вроде «1С:Договоры» или «1С:Бухгалтерия» дают больше возможностей — можно хранить полную информацию, отслеживать исполнение, генерировать документы. Но для управленческого учета такой подход громоздкий: данные не всегда попадают в финансовую аналитику, а согласование часто ведётся отдельно.

Модуль 1C:P&L решает эти проблемы. Он встроен в привычную 1С, но сразу заточен под управленческий контур. Все данные по договору — сумма, даты, график оплат, привязка к юрлицам, проекты, статьи бюджета — собираются в одном окне. Это помогает не просто учесть документ, а встроить его в логику всей финансовой системы.

Фиксируйте расчетную логику внутри договора. Если по договору клиент должен платить 30% авансом, а оставшуюся сумму — поэтапно, эту информацию стоит внести не в комментарий, а в график оплат. Иначе через полгода никто не вспомнит, как именно рассчитывались суммы. Особенно если менеджер ушёл, а клиент — тот же.

Отмечайте отклонения прямо в карточке договора. Если по условиям платёж должен был прийти 5-го числа, но пришёл 15-го — лучше зафиксировать это в поле комментария. Так со временем накопится реальная статистика по дисциплине контрагентов. В 1C:P&L можно делать это вручную или настроить визуальные метки.

Используйте категории договоров для анализа. В системе можно присваивать категории: аренда, подряд, маркетинг и т.д. Это пригодится, если нужно будет быстро оценить, какие виды контрактов создают больше обязательств или чаще просрочиваются. Например, можно увидеть, что по подрядным договорам чаще бывают задержки актов.

Сверяйте реестр договоров с платежным календарем. Полезно раз в месяц смотреть на договоры и на план оплат — и проверять, все ли обязательства из договоров попали в расчёты. Это помогает не пропустить ни крупный аванс, ни автоматическое продление контракта.

Ставьте крайние даты — даже если они не в договоре. Если договор бессрочный или в нём нет четкой даты окончания, в системе всё равно лучше задать ограничение. Иначе такой договор будет висеть активным годами и мешать аналитике. Например, можно поставить 31 декабря и вернуться к продлению позже.