Что дает системный учет договоров
Системный учёт помогает превратить договоры из папки с PDF в работающий инструмент управления. Когда каждый документ привязан к задачам и цифрам, компания перестает действовать инертно и начинает управлять обязательствами в реальном времени. Вот что дает систематизация:
Видно, что должно произойти и когда.Если договоры хранятся в почте или отдельных файлах, никто толком не понимает, какие суммы и к какому сроку надо оплатить или получить. В итоге начинаются сюрпризы: «мы же ждали платеж от клиента» или «упустили платеж по аренде».
Когда все суммы и даты привязаны к договору в системе, становится видно: 25 числа должно поступить 300 000 ₽ от клиента X, а 28 числа — оплата поставщику. Это помогает заранее увидеть кассовые риски и распределить приоритеты.
Контроль на всех этапах. Без системы договор может быть согласован и подписан, но все последующие документы легко упустить. Например, забыли подготовить акт или выставить счёт. Или все сделали и подписали, оплату никто не проконтролировал. Такие цепочки приводят к просрочкам, потерянной выручке и неприятным разбирательствам с партнерами.
При системном учете каждый менеджер видит, что акт по поставке не загружен или не подписан, и напоминает исполнителю. Без этого компания может легко недополучить деньги в нужный срок или нарваться на штрафы от контрагента.
Меньше риска что-то забыть. Обычно один договор — это несколько событий: аванс, работы поэтапно, окончательный расчёт. Без учёта какие-то этапы теряются. Бывает, что компания честно выполнила задачу, но не выставила счёт. Через полгода об этом вспоминают, но восстановить цепочку событий и доказать правоту бывает сложно.
Когда договор учтен в системе, все события по нему видны: поступления, расходы, статусы. Например, договор на сопровождение на год — и каждый месяц должен приходить платёж. Если клиент пропустил, система покажет отклонение. Так не теряются ни деньги, ни обязательства.
Источник данных для анализа. Руководство хочет понять, с какими контрагентами чаще всего бывают просрочки, сколько в среднем зарабатывают на каждом договоре, кто из менеджеров работает эффективнее. Если договоры не учтены централизованно, собрать такие данные невозможно — или нужно вручную выгружать таблицы из разных систем.
Системный учёт делает договоры источником данных. Например, можно увидеть, что проекты с агентством А всегда уходят за рамки установленного дедлайна, а с агентством Б наоборот — реализовываются раньше срока. Это не догадки, а конкретные факты, на основании которых можно принимать управленческие решения и формировать внутреннюю отчетность по договорам — по направлениям, контрагентам и исполнению обязательств. Такие наблюдения невозможно собрать без системной отчетности по заключенным договорам, где фиксируются сроки, суммы, статус и отклонения.