Учет договоров в 1С: что важно учитывать и как организовать
20.06.2025
Финансы

Содержание:

Учёт договоров в 1С: что важно учитывать и как организовать

Компания выполнила работу по договору, заказчик всё принял — но на словах. Исполнитель на радостях забыл про акт и не выставил счёт. Клиент не заплатил — просто потому что никто не напомнил. В итоге компания оказала услуги за спасибо и заметила это только спустя время. История звучит нелепо, но в бизнесе и не такое бывает. В статье — как выстроить учет договоров так, чтобы ничего не терялось и всё было под контролем.
Зачем учитывать договоры
Каждый договор в бизнесе — это набор обязательств. Кто, кому, когда и сколько должен заплатить, поставить, сделать. Пока договоров немного, за ними легко следить вручную. Но как только компания масштабируется, они начинают теряться из виду: у одного не выставлен счет, у другого — не подписан акт, третий так и остался в черновиках.
Договор без системного учета — это деньги, которые легко забыть. Например, отдел разработки завершил проект, передал работу клиенту, но не зафиксировал факт приёмки. Финансисты об этом не узнали — акт не подписан, счёт не выставлен. Проект остаётся невидимым для учёта и планирования, хотя работу уже выполнили.
Учет договоров позволяет видеть финансовую нагрузку: сколько предстоит получить и сколько — заплатить, когда поступят деньги, на что хватит текущих остатков. Без этого невозможно планировать, управлять обороткой и защищаться от кассовых разрывов.
Кроме того, грамотно оформленные и учтенные договоры — это основа управленческой отчетности. Они ложатся в бюджетирование, платежный календарь, аналитику БДДС и БДР. Если нет единого источника данных, менеджмент опирается на разрозненные таблицы и ручные выгрузки. А значит — ошибается чаще.

Что дает системный учет договоров
Системный учёт помогает превратить договоры из папки с PDF в работающий инструмент управления. Когда каждый документ привязан к задачам и цифрам, компания перестает действовать инертно и начинает управлять обязательствами в реальном времени. Вот что дает систематизация:

Видно, что должно произойти и когда.Если договоры хранятся в почте или отдельных файлах, никто толком не понимает, какие суммы и к какому сроку надо оплатить или получить. В итоге начинаются сюрпризы: «мы же ждали платеж от клиента» или «упустили платеж по аренде».

Когда все суммы и даты привязаны к договору в системе, становится видно: 25 числа должно поступить 300 000 ₽ от клиента X, а 28 числа — оплата поставщику. Это помогает заранее увидеть кассовые риски и распределить приоритеты.

Контроль на всех этапах. Без системы договор может быть согласован и подписан, но все последующие документы легко упустить. Например, забыли подготовить акт или выставить счёт. Или все сделали и подписали, оплату никто не проконтролировал. Такие цепочки приводят к просрочкам, потерянной выручке и неприятным разбирательствам с партнерами.

При системном учете каждый менеджер видит, что акт по поставке не загружен или не подписан, и напоминает исполнителю. Без этого компания может легко недополучить деньги в нужный срок или нарваться на штрафы от контрагента.

Меньше риска что-то забыть. Обычно один договор — это несколько событий: аванс, работы поэтапно, окончательный расчёт. Без учёта какие-то этапы теряются. Бывает, что компания честно выполнила задачу, но не выставила счёт. Через полгода об этом вспоминают, но восстановить цепочку событий и доказать правоту бывает сложно.

Когда договор учтен в системе, все события по нему видны: поступления, расходы, статусы. Например, договор на сопровождение на год — и каждый месяц должен приходить платёж. Если клиент пропустил, система покажет отклонение. Так не теряются ни деньги, ни обязательства.

Источник данных для анализа. Руководство хочет понять, с какими контрагентами чаще всего бывают просрочки, сколько в среднем зарабатывают на каждом договоре, кто из менеджеров работает эффективнее. Если договоры не учтены централизованно, собрать такие данные невозможно — или нужно вручную выгружать таблицы из разных систем.

Системный учёт делает договоры источником данных. Например, можно увидеть, что проекты с агентством А всегда уходят за рамки установленного дедлайна, а с агентством Б наоборот — реализовываются раньше срока. Это не догадки, а конкретные факты, на основании которых можно принимать управленческие решения и формировать внутреннюю отчетность по договорам — по направлениям, контрагентам и исполнению обязательств. Такие наблюдения невозможно собрать без системной отчетности по заключенным договорам, где фиксируются сроки, суммы, статус и отклонения.

Кому нужен учет договоров
Учет договоров нужен не только юристам и бухгалтерам — он помогает всем, кто отвечает за деньги, сроки и исполнение обязательств.

  • Руководителю важно понимать, на какие суммы компания уже взяла на себя обязательства и какие деньги должна получить. Без этого сложно планировать развитие, управлять обороткой и принимать взвешенные решения. Например, можно заключить новый контракт, не зная, что по текущим договорам в ближайшие две недели ожидается крупный платеж поставщику — и попасть в кассовый разрыв.

  • Финансовому директору нужен актуальный список договоров для бюджетирования, БДДС и платежного календаря. Когда данные подтягиваются автоматически из договоров — видно, какие платежи уже прошли, какие планируются, какие суммы и даты критичны. Без этого система управления деньгами превращается в ручную сводку из Excel.

  • Проектным и клиентским менеджерам важно контролировать исполнение: следить, подписан ли договор, когда выставлен счёт, были ли оплаты, оформлены ли акты. Если менеджер ведёт всё в заметках и чатах, ошибки неизбежны — кто-то забудет выставить финальный счёт, кто-то не напомнит клиенту об оплате, кто-то вовремя не передаст закрывающие документы.

  • Бухгалтеру и юристу удобнее работать с договорами, когда они заведены в систему и согласованы. Тогда проще проверять сроки, фиксировать расчёты, вести архив, оформлять изменения и контролировать полноту закрывающих документов. Это снижает риски налоговых претензий и правовых конфликтов.
Системный учёт договоров нужен не потому что «так надо», а потому что иначе в современном бизнесе невозможно договориться, проконтролировать и заработать.
Как вести учет договоров в 1С
Базовая 1С поддерживает работу с договорами, но часто это просто справочник с датой, номером и суммой. Дальше — всё вручную: менеджеры ведут учет в таблицах, юристы — в почте, финансисты — в платежках. Каждый смотрит на свой кусок, и система разваливается.

Конфигурации вроде «1С:Договоры» или «1С:Бухгалтерия» дают больше возможностей — можно хранить полную информацию, отслеживать исполнение, генерировать документы. Но для управленческого учета такой подход громоздкий: данные не всегда попадают в финансовую аналитику, а согласование часто ведётся отдельно.

Модуль 1C:P&L решает эти проблемы. Он встроен в привычную 1С, но сразу заточен под управленческий контур. Все данные по договору — сумма, даты, график оплат, привязка к юрлицам, проекты, статьи бюджета — собираются в одном окне. Это помогает не просто учесть документ, а встроить его в логику всей финансовой системы.
Выбрав любой договор из списка можно увидеть всю необходимую информацию: сумму оплат, дебиторскую или кредиторскую задолженность и даже рентабельность
Каждый договор в  системе — это набор структурированных данных: контрагент, сумма, срок действия, категория, состояние, способ обмена. Эти параметры позволяют фильтровать и группировать договоры, настраивать отображение и быстро находить нужную информацию. Например, можно вывести список только активных договоров с определенным поставщиком или отфильтровать договоры, срок действия которых заканчивается в этом месяце.

Для компаний с госучастием, субъектов естественных монополий, бюджетных и автономных учреждений модуль помогает подготовить отчетность по договорам по 223 фз в ЕИС — достаточно отфильтровать нужные позиции по дате, статусу и другим параметрам.
Можно задать разные параметры договора и даже — отметку о проверке данных
Если в договоре указано, что клиент платит поэтапно — эти этапы можно сразу зафиксировать: например, 30% — аванс, 40% — после этапа 1, 30% — по итогам. Система запоминает эти параметры, может заранее подготовить счета, акт и отправить на почту контрагента. Это снимает нагрузку с менеджеров и бухгалтера: не нужно сверяться вручную или вести отдельные напоминания.
Суммы договора можно распределить по статьям в ДДС и заполнить график платежей, по которым автоматизируется процесс создания актов и счетов
Все суммы по договорам участвуют в расчетах бюджета, БДДС и платежного календаря. Это позволяет строить финансовую отчетность по договорам — в разрезе юрлиц, проектов и периодов. Если компания заключила на месяц 15 договоров — видно, какая нагрузка по ним в каждом дне. Например, на 15 мая — платеж по договору аренды, на 17 мая — поступление от клиента. Это позволяет заранее видеть перегрузки и управлять кассовыми разрывами.

По каждому договору можно сформировать документы — акт, счёт, счет-фактуру — по шаблону. Достаточно нажать кнопку, система подставит все данные из карточки. Это экономит время и снижает риск ошибок, особенно когда договоров десятки.

Как организовать учет договоров: советы
Фиксируйте расчетную логику внутри договора. Если по договору клиент должен платить 30% авансом, а оставшуюся сумму — поэтапно, эту информацию стоит внести не в комментарий, а в график оплат. Иначе через полгода никто не вспомнит, как именно рассчитывались суммы. Особенно если менеджер ушёл, а клиент — тот же.

Отмечайте отклонения прямо в карточке договора. Если по условиям платёж должен был прийти 5-го числа, но пришёл 15-го — лучше зафиксировать это в поле комментария. Так со временем накопится реальная статистика по дисциплине контрагентов. В 1C:P&L можно делать это вручную или настроить визуальные метки.

Используйте категории договоров для анализа. В системе можно присваивать категории: аренда, подряд, маркетинг и т.д. Это пригодится, если нужно будет быстро оценить, какие виды контрактов создают больше обязательств или чаще просрочиваются. Например, можно увидеть, что по подрядным договорам чаще бывают задержки актов.

Сверяйте реестр договоров с платежным календарем. Полезно раз в месяц смотреть на договоры и на план оплат — и проверять, все ли обязательства из договоров попали в расчёты. Это помогает не пропустить ни крупный аванс, ни автоматическое продление контракта.

Ставьте крайние даты — даже если они не в договоре. Если договор бессрочный или в нём нет четкой даты окончания, в системе всё равно лучше задать ограничение. Иначе такой договор будет висеть активным годами и мешать аналитике. Например, можно поставить 31 декабря и вернуться к продлению позже.

Онлайн-экскурсия по автоматизации финансов eeee

Эксперт расскажет про модуль P&L, покажет как с его помощью решить задачи вашего бизнеса и рассчитает стоимость внедрения