Платежный календарь — это таблица, которая помогает бизнесу заранее понять: хватит ли денег, чтобы расплатиться по обязательствам. Он показывает, сколько денег есть, сколько поступит и какие платежи запланированы — всё по дням. Такой инструмент нужен, чтобы избежать ситуации, когда денег в нужный момент недостаточно. Например: сегодня на счетах 200 тысяч, завтра поступит ещё 150, а через два дня нужно заплатить 500 — и уже понятно, что не сходится.

Он помогает заранее заметить, что денег не хватит, и вовремя принять меры: отложить часть платежей, договориться об отсрочке или перераспределить поступления. Но на этом польза не заканчивается.

Управление расходами. Компания видит, когда ожидаются поступления, и может планировать траты под них — например, провести закупку на следующий день после оплаты от клиента. Это снижает риск спонтанных решений, которые потом оборачиваются кассовыми разрывами.

Внутренний контроль: руководитель или финдиректор в любой момент может открыть таблицу и понять, сколько денег есть сейчас и какие обязательства впереди — без лишних уточнений и ручных сборов данных.

Аргумент в переговорах. Руководитель не просто говорит партнеру «нам неудобно платить сейчас», а показывает, почему и когда сможет. Это укрепляет доверие в отношениях и снижает вероятность жёстких условий со стороны партнера.

Выявление лишних или забытых трат. Когда все платежи перед глазами, легко заметить регулярные расходы, которые давно потеряли смысл.

И наконец, календарь снижает уровень стресса. Когда перед глазами четкий план, даже временные трудности не выбивают из колеи — понятно, что происходит и когда ситуация выровняется.

В финансовом планировании есть ещё один инструмент, который помогает распределять доходы и расходы — это бюджет движения денежных средств (БДДС). Он отвечает на вопрос: сколько компания в целом планирует заработать и потратить за месяц, квартал или год. Но у него есть важное отличие от платёжного календаря — он не показывает, что происходит с деньгами внутри периода.

Платежный календарь нужен не для стратегических расчетов, а для повседневной работы: чтобы понимать, хватит ли денег именно в пятницу, на следующей неделе, до аванса. В нём видно, какие платежи и поступления запланированы на конкретные даты — и где может возникнуть дефицит.

Например, в БДДС записано, что в июне расходы один миллион рублей, а доходы — 1,2 миллиона. Всё выглядит нормально. Но если посмотреть в платежный календарь, окажется, что 8 июня нужно заплатить 300 тысяч, а на счёте к этому моменту — только 50. Такой риск не виден в БДДС, но его сразу заметит тот, кто работает с календарём.

Платежный календарь обычно составляют минимум на месяц вперёд. Этого хватает, чтобы увидеть потенциальные кассовые разрывы и вовремя среагировать. Если бизнес-процессы стабильные и предсказуемые — можно планировать на два или три месяца. Главное, чтобы календарь оставался живым инструментом.

Составление платежного календаря начинается с понимания, какие данные нужны и как их структурировать. Чтобы платежный календарь действительно работал, а не превратился в очередную формальную таблицу, нужно выстроить понятную и регулярную систему. Вот из чего она состоит:

Шаг 1. Соберите все обязательные платежи. Налоги, аренда, зарплаты, кредиты, регулярные закупки — всё, что компания обязана оплатить. Пройдитесь по договорным обязательствам, графикам платежей и прошлым периодам. Удобно, если расходы сразу разбиты по статьям — так потом проще анализировать, куда уходит больше всего.

Шаг 2. Добавьте ожидаемые поступления. Сюда входят как оплаты от клиентов, так и возвраты налогов, инвестиции, внутренние трансферы между юрлицами. Если есть отсрочки по договорам — учитывайте их реальные сроки. Главное — привязать поступления к конкретной дате, а не просто к «маю» или «третьей неделе месяца».

Шаг 3. Разложите данные в таблицу по дням. Создайте таблицу, где в строках будут даты, а в столбцах — статьи доходов и расходов, контрагенты, суммы и остаток на конец дня. Если операций немного, можно указывать только те даты, когда есть движения. При большом объёме лучше сделать ежедневный календарь, с пустыми ячейками в дни без операций — для наглядности.

Шаг 4. Посчитайте остатки на каждый день. Укажите текущий остаток на начало периода. Затем к каждой дате прибавляйте поступления и вычитайте запланированные платежи — получится остаток на конец дня. Это ключевой показатель: он показывает, когда денег не хватит и нужно принять меры заранее.

Шаг 5. Обновляйте календарь регулярно. Календарь — не статичная таблица. Кто-то заплатил раньше, кто-то — позже, появился новый платёж — всё это нужно вносить. Иначе через неделю он потеряет актуальность. Лучше всего пересматривать его каждый день. Если операций немного — хотя бы раз в неделю.

Представьте: у компании три юрлица, по каждому идут поступления и платежи, у десятков клиентов разные условия оплаты, а сотрудники постоянно выставляют заявки на новые расходы. Всё это нужно учитывать по дням, следить за остатками и ничего не упустить. Вручную такую систему поддерживать можно — до первого сбоя. А сбой в финансах — это просрочка, штраф или сорванная сделка.

Отражайте заявки на оплату, даже если ещё нет документов. Платежный календарь — не бухгалтерия. Его цель — показать, какие обязательства компания уже взяла на себя. Если сотрудник подал заявку на командировку или поставщик выслал счет — логичнее отразить это в календаре сразу, а не ждать пока подпишут документы.

Разделяйте план и факт. Если ведете в Excel, не стоит сразу затирать старые суммы или даты. Если платеж перенесли — создайте вторую строку, а к первой добавьте комментарий «перенесено на 15.06». Это позволит потом анализировать, с кем чаще всего возникают отклонения, и где прогноз не сработал.

Работайте с отклонениями, а не только с цифрами. Если планировали оплату аренды 10-го числа, а заплатили 15-го — важно зафиксировать и понять причину. Один раз — не страшно. Если это происходит регулярно — возможно, стоит изменить план или пересмотреть договор. Календарь помогает замечать такие отклонения.

Ведите календарь в том формате, в котором будете им пользоваться. Если с таблицей работает не только бухгалтер, но и директор, финдир или проектный менеджер — важно, чтобы структура и визуализация были понятны всем. Иначе документ превращается в архив, а не в инструмент. Цвета, фильтры, группировки, комментарии — это не косметика, а часть рабочего процесса.

Используйте календарь как отправную точку для планирования. Когда система выстроена, можно идти дальше — сравнивать факт с планом, подключать отчеты по структуре БДДС, анализировать отклонения, корректировать бюджеты и строить прогнозы. Главное — не останавливаться на этапе «мы всё записали» и использовать календарь как основу для управленческих решений.