Главная цель БДР — спланировать все поступления и платежи так, чтобы к концу планируемого периода выйти на цель по чистой прибыли.

Если в каком-то месяце выручка окажется меньше или больше, компания может перераспределить план — добавить недостающую сумму в следующем месяце или, наоборот, скорректировать в меньшую сторону.

Главная цель БДДС — помочь бизнесу управлять финансами, чтобы предотвратить нехватку денег для выполнения финансовых обязательств.

БДДС помогает заранее узнать о такой ситуации, и компания может предпринять меры, чтобы предотвратить кассовый разрыв: ускорить получение платежей от клиентов, отсрочить выплаты поставщикам или привлечь краткосрочные заемные средства.

Еще одно важное отличие — метод формирования: 
В БДР используется метод начисления, когда движение денег признается доходом или расходом по факту выполнения обязательств. 
Например, если компания получила предоплату в апреле, а услуга оказана в мае, сумма должна быть отражена в БДР как доход в мае. То же самое с расходами: если компания заплатила подрядчику в апреле, а приняла его работу в мае, то расход ляжет на май.
БДДС формируется по кассовому методу. Тут все просто: суммы признаются доходом или расходом в момент совершения операции по счету.

Например, предоплата клиента в апреле за услуги, которые будут оказаны в мае или позже, попадают в доход апреля. А оплата подрядчику, совершенная в мае, попадет в расходы мая.
Так, одна и та же операция попадает в разные периоды БДР и БДДС. И это нормально.
Когда компания планирует расход, она заполняет одновременно два документа: БДР, чтобы проконтролировать, бьется ли эта сумма с финансовым планом и БДДС, чтобы спланировать денежные потоки.

Чтобы составить БДР, нужно сначала разобраться, из чего будут формироваться доходы, а потом — какие будут расходы. Пошагово это выглядит так:

Шаг 1. Соберите доходную часть. Обычно доходы включают:

• Выручку от продаж товаров и услуг.
• Прочие доходы, например, доходы от аренды, поступления от инвестиций или прочие доходы.

Необходимо принимать во внимание как регулярные источники финансирования, так и поступления, которые носят периодический или разовый характер, но могут быть спрогнозированы.

Шаг 2. Определите расходы. Расходы можно разделить на несколько групп:

• Себестоимость: затраты на производство товара или услуги.
• Операционные расходы: аренда, зарплата, маркетинг.
• Административные расходы: зарплаты управленцев, налоги, амортизация.

Каждую статью расходов важно детализировать, чтобы лучше понимать куда именно будут уходить деньги.

Шаг 3. Оцените планируемые доходы и расходы. Если доходы превышают расходы и ожидаемая чистая прибыль по итогам года соответствует финансовым целям, это здорово. Если показатели не дотягивают до желаемых или вовсе намечается убыток, нужно решать, как увеличить доходы или сократить расходы.

БДР — гибкий инструмент, который можно корректировать в течение года. Поводы пересмотреть бюджет могут быть самые разные: увеличили расходы в одном направлении, запустили новый продукт или просто изменилась ситуация в бизнесе. Своевременные изменения в БДР помогут вовремя заметить отклонения от плана и контролировать баланс между доходами и расходами.

Процесс создания документа аналогичен БДР — мы формируем таблицу, в которой указываем ожидаемые доходы и расходы. Однако необходимо также учесть остаток на счетах — сумму денежных средств, имеющихся в бизнесе на начало отчетного периода. Давайте рассмотрим этот процесс пошагово:

Шаг 1. Определить остаток средств на начало периода. БДДС планируют заранее, а не 1 января. Поэтому нужно рассчитать, сколько денег будет у компании на начало следующего периода. Для этого нужно:

• выяснить, сколько денег на балансе компании в текущий момент;
• посчитать и прибавить все ожидаемые доходы до конца текущего года;
• спрогнозировать и вычесть все ожидаемые расходы до конца текущего года.

Сумма, которая получилась, — и есть остаток, с которого нужно начинать построение БДДС.

Шаг 2. Спрогнозировать доходы. Внести все ожидаемые доходы по месяцам, учитывая дату фактического поступления денег на счет. Например, в январе — 800 тысяч рублей от клиентов, в феврале — 1,9 миллиона от клиентов плюс аренда и проценты по депозиту.

В зависимости от источников поступления, занести доход в соответствующий раздел таблицы: операционная, инвестиционная или финансовая деятельность.

Шаг 3. Спрогнозировать расходы. Как и в предыдущем шаге, нужно занести все расходы по месяцам в соответствующие разделы таблицы.

Шаг 4. Рассчитать чистый денежный поток. Тут все просто: берем остаток на начало периода, прибавляем все ожидаемые доходы и вычитаем расходы.

Если чистый денежный поток положительный, значит у компании хватит денег, чтобы рассчитаться с поставщиками, подрядчиками и выплатить зарплату сотрудникам. Если отрицательный, даже в каком-то одном месяце — это кассовый разрыв. Нужно найти способ, чтобы в нем не оказаться: ускорить поступления от клиентов или привлечь дополнительное финансирование.

Чтобы сформировать нужный документ в модуле P&L, нужно сделать несколько простых действий:

1. Настроить структуру. Она состоит из групп, статей и рассчитываемых показателей. При установке модуля создается типовая структура отчета, которую можно взять за основу. Для построения БДДС используется структура ДДС, для БДР — структура ОПиУ.

2 . Создать финансовый план. В разделе «Управленческие документы» нужно выбрать соответствующий финансовый план и нажать кнопку «Создать».

3 . Внести прогнозируемые доходы и расходы. Дальше все просто: нужно отразить доходы и расходы по статьям на определенный месяц, как в обычной таблице Excel.

После того, как все суммы будут внесены, документ готов. Когда прогнозируемый период начнется, вы можете включить вариант отображения «P&L план-факт», чтобы контролировать выполнение плановых показателей и предотвращать кассовые разрывы.