Как брендинговое агентство навело порядок в проектах и финансах внутри 1С

Клиент: «Директ Дизайн» (Ddvb) — брендинговое агентство полного цикла
Продукт: модуль P&L для 1С: Бухгалтерия 8
Задача проекта: автоматизировать проектный учет, усилить контроль оплат и дать менеджерам прозрачную финансовую картину по своим проектам

«Директ Дизайн» — агентский бизнес с выраженной проектной логикой. Для таких компаний важно не просто фиксировать выручку и расходы в целом по организации, а видеть, как живет каждый проект: на каком он этапе, какие деньги уже пришли, где начинаются просрочки и как соотносится план с фактом. Именно на этом уровне принимаются управленческие решения, и именно здесь чаще всего начинается разрыв между учетом и реальной картиной бизнеса.
До внедрения у клиента была типовая для проектных компаний ситуация: данные в 1С есть, но сквозного управленческого контура не хватает. Оплаты нужно было регулярно отслеживать вручную, жизненный цикл проекта от счета до поступления денег не был собран в одну понятную логику, а менеджеры не имели оперативного доступа к финансовой информации по своим проектам. В результате контроль зависел не от системы, а от внимательности конкретных сотрудников.

Клиенту был нужен инструмент, который позволил бы собрать проектную и финансовую информацию в одной системе и убрать лишние ручные действия. В первую очередь стояли такие задачи:

• контролировать оплаты от клиентов и вовремя видеть просроченную дебиторскую задолженность;
• выстроить сквозной контроль проекта от выставления счета до факта поступления денег;
• дать менеджерам доступ к данным только по своим проектам;
• планировать поступления и списания по каждому проекту;
• видеть план-факт и получать финансовую аналитику не только в целом по компании, но и по направлениям деятельности.

Для решения этих задач был внедрен модуль P&L для 1С. Настройка строилась вокруг проектной логики бизнеса, чтобы финансовый учет не жил отдельно от операционной работы команды.
В системе разграничили права доступа. Менеджеры получили возможность работать только со своими проектами, без лишней информации по другим клиентам и направлениям. Это упростило навигацию в базе, убрало путаницу и одновременно усилило персональную ответственность за ведение проекта.
Отдельно был выстроен проектный контур учета. Сотрудники получили возможность самостоятельно фиксировать и отслеживать текущие проекты, а также заносить в систему плановые показатели по поступлениям и списаниям. За счет этого проект перестал быть просто операционной единицей и стал финансово управляемым объектом.
Кроме того, была собрана сквозная финансовая аналитика. Клиент получил отчеты как в сводном виде, так и в разрезе направлений деятельности. Это позволило анализировать бизнес не только на уровне общей выручки и расходов, но и по отдельным сегментам работы агентства.

Главный результат внедрения - финансовая картина стала прозрачной не в конце периода, а в процессе работы.

Отчет о движении денежных средств теперь формируется как по компании в целом, так и в разрезе направлений деятельности. Это дало руководству понятную структуру поступлений и списаний и позволило быстрее видеть, за счет каких проектов и направлений формируется денежный поток.

Одним из самых практичных результатов стал платежный календарь. Выставленные счета автоматически отражаются в системе, и компания получила возможность:

• контролировать сроки оплат по каждому проекту;
• видеть текущий статус оплаты — оплачен счет или просрочен;
• оперативно отслеживать задолженность клиентов.

За счет этого контроль дебиторки перестал быть ручной проверкой «по памяти» и стал частью регулярной управленческой работы.

Так как в системе появились плановые и фактические показатели по поступлениям и списаниям, компания получила инструмент для прогнозирования остатков. Это особенно важно для агентского бизнеса с несколькими параллельными проектами, где кассовый разрыв возникает не из-за отсутствия выручки, а из-за рассинхронизации оплат и обязательств.

Если ваша 1С не добавляет ясности управлению бизнесом - мы поможем это исправить!

Отчет о прибылях и убытках начал собираться автоматически в разрезе направлений деятельности. Это упростило анализ рентабельности и позволило оценивать результат не на уровне ощущений, а на уровне цифр.

После внедрения менеджеры получили в 1С полноценную рабочую картину по своим проектам. В одном контуре они видят:

• платежный календарь по своим клиентам;
• статус оплат;
• информацию по исполнению проекта;
• плановые и фактические показатели.

Внедрение модуля P&L позволило «Директ Дизайн» объединить проектный и финансовый учет в одной системе. Компания получила рабочий инструмент для контроля дебиторской задолженности, планирования поступлений и списаний, анализа ДДС и оценки рентабельности направлений.
Для агентского бизнеса это особенно важно: когда проектов много, ручной контроль перестает масштабироваться. В этом кейсе задача была не просто автоматизировать отдельный отчет, а собрать управленческую логику внутри 1С так, чтобы менеджеры, финансы и руководитель работали с одной и той же картиной бизнеса.