Услуги

Кейс из нашей собственной жизни – показываем, как сервисным компаниям автоматизировать контроль договоров в 1С

Для компаний, оказывающих услуги на регулярной (ежемесячной) основе или в SaaS компаниях, контроль договоров — один из ключевых управленческих процессов. Необходимо своевременно формировать акты и счета, отслеживать оплаты, контролировать сроки окончания контрактов и не допускать ситуаций, когда клиент теряется из-за простой организационной ошибки.

Содержание

Контроль договоров без хаоса: автоматизация, которая работает в фоновом режиме

В компании «Хорошие Люди» одним из направлений является абонентское сопровождение 1С. Клиентская база — более сотни договоров: коммерческие организации и государственные учреждения. Финансовая стабильность этого направления напрямую зависит от корректного выполнения полного цикла:

оказание услуг → оформление документов → получение оплаты → продление договора.

Пока договоров было 15−20, задачи решались Excel и внимательностью менеджеров. Но по мере роста объёма такая схема перестала работать.

Проблемы, с которыми мы столкнулись

При большом количестве договоров ручной контроль неизбежно приводит к рискам. В нашем случае они проявились в трёх основных точках.

Потерянные акты и счета. Документы могли не быть выставлены в нужный месяц из-за человеческого фактора. Услуги оказаны, время затрачено — оплата не получена.
Непрозрачная картина оплат. Для понимания задолженности приходилось вручную сверяться с банковскими выписками и учетными данными. В результате долги выявлялись с опозданием.
Пропуск сроков окончания договоров. Наиболее критичный риск, особенно для госсектора. Несвоевременная пролонгация может означать потерю клиента на целый год из-за особенностей бюджетного процесса.

Когда количество активных договоров превысило сотню, стало очевидно: ручной подход больше не масштабируется.

Как выстроить системный учет договоров?

Перед нами стояла задача создать единый инструмент, который обеспечит:

автоматическое формирование актов и счетов;
контроль начислений, оплат и задолженности;
отслеживание сроков действия договоров и своевременную пролонгацию;
прозрачную структуру договоров и условий оказания услуг;
возможность финансового анализа: плановые доходы, расходы, рентабельность.

При этом решение должно было быть встроено в экосистему 1С и работать совместно с бухгалтерским учетом.

Общая информация по договорам (одного отдельного направления)

Реализация в 1CPNL.ru для 1С

Договор как центр управления процессом
В нашем модуле для 1С учет по договорам реализован как полноценная система. В справочнике договоров карточка договора стала центральной точкой, где во вкладке «Сведения по P&L» хранится вся ключевая информация:

статус договора (в работе, подписан, завершён);
способ обмена документами (Диадок, 1С-ЭДО, курьер);
категория договора (абонентское сопровождение, проекты, продажи);
срок действия и сумма;
плановые доходы и расходы.

Данные больше не дублируются в Excel — вся информация находится в одном месте и доступна команде.

Вкладка в договорах Сведения по P&L

Состав договора и график документов

В карточке договора фиксируются:

перечень оказываемых услуг;
шаблоны периодов (например, «за предыдущий месяц»);
статьи ДДС;
цены и суммы;
период действия договора.

Инструмент по автоматическому формированию графику выставления актов и счетов на основании состава договора

На основании этих данных система автоматически формирует график выставления актов и счетов на весь срок действия договора.

Автоматически сформированный график выставления актов и счетов

Формирование документов — без ручной рутины
Ежемесячно бухгалтер использует инструмент «Формирование актов и счетов». Система автоматически показывает список контрагентов, по которым в текущем периоде необходимо создать документы.

Алгоритм простой: выбрать → создать документы → готово.

Пропуски исключены, влияние человеческого фактора сведено к минимуму.

Период и параметры для вывода списка договоров

Контроль оплат и задолженности

Отчет «Начисления и оплаты контрагентов» стал основным инструментом финансового контроля. В нем отображается:

план начислений;
фактически выставленные суммы;
произведенные оплаты;
задолженность;
разбивка по клиентам и месяцам.

Вся информация доступна в одном отчете — без ручных сверок и поиска данных.

Отчет Начисления и оплаты контрагентов в виде диаграммы

Контроль сроков договоров с помощью диаграммы Ганта

Для менеджеров ключевым инструментом стала диаграмма Ганта. Она позволяет сразу увидеть:

какие договоры подходят к завершению;
сколько времени осталось до окончания;
по каким клиентам необходимо заранее инициировать продление.

Это позволяет начинать работу с клиентом за 2−3 месяца до окончания договора, а не реагировать в последний момент.

Диаграмма Ганта по договорам

Результаты внедрения

Внедрение учета договоров в 1CPNL.ru для 1С дало измеримый эффект:

100% исключили пропуски в выставлении актов и счетов.
Снизили до нуля риски потери клиента из-за непродленного договора.
Получили прозрачную картину оплат и задолженности.
Сэкономили огромное количество времени менеджеров и бухгалтеров.
Повысили финансовую предсказуемость и качество управленческого учета.

Такие результаты были достигнуты за счет добавления расширения в существующую базу операционки в 1С:Бухгалтерия. Это позволило осуществить качественный переход к управлению и контролю договоров без необходимости дублирования и переноса данных в сторонние сервисы.

Итог

В результате внедрения управленческого модуля 1CPNL.ru «1С:Бухгалтерия» была преобразована из системы бухгалтерского учета в рабочий инструмент менеджеров и технических специалистов.

Записаться