Кейс по автоматизации учета и сбора аналитики в 1С: Бухгалтерия для сложных процессов логистической компании

Статья

В этой статье мы покажем, как в сфере логистике разглядеть прибыль по каждой отдельной отправке и при этом не утонуть в договорах.

Иногда проблема выглядит банально, но именно она сильнее всего мешает расти.
С такой ситуацией к нам пришла логистическая компания БКБ-групп. Экспедирование, терминальная обработка грузов, склад временного хранения — обычная операционная логистика. А вот учёт внутри компании уже перестал быть обычным.

Каждая отправка груза у них фактически являлась отдельной сделкой. При этом с клиентом действовал один общий договор. И здесь начиналось самое интересное: в бухгалтерии всё сходилось в один договор, а руководству нужно было понимать финансовый результат по каждой конкретной отправке. Где заработали, где сработали «в ноль», а где ушли в минус.

Содержание

Почему стандартный подход не сработал

Первое, что приходит в голову в такой ситуации, — заводить отдельный договор под каждую отправку. На практике это быстро показало свою нежизнеспособность. Договоров становилось слишком много, в документах начиналась путаница, бухгалтеры периодически выбирали не тот договор, а взаиморасчёты с клиентами переставали быть прозрачными. База 1С постепенно превращалась в сложную конструкцию, где каждый новый договор увеличивал риски и требовал всё больше ручного контроля.

Компания оказалась в точке выбора: либо мириться с ошибками и постоянными проверками, либо пересобирать логику учёта сделок.

Дайте менеджерам нормальный инструмент

Отдельный пласт проблем был у менеджеров. Им нужно было быстро оформлять документы по своим сделкам, выставлять счета и закрывающие акты, но без погружения в бухгалтерские тонкости. При этом руководство справедливо опасалось ошибок в номенклатуре и реквизитах, которые потом приходится долго и болезненно исправлять.

Нужен был инструмент, который с одной стороны давал менеджерам свободу, а с другой — жёстко ограничивал поле для ошибок.

Как мы решили задачу

Мы внедрили модуль 1CPNL.ru и настроили проектный учёт в 1С Бухгалтерии предприятия.
Подход оказался проще, чем ожидали сами участники проекта.

Если каждая отправка — это сделка, значит учитывать её нужно не через общий договор, а через отдельный проект внутри договора.

Модуль 1CPNL.ru — это универсальное и гибкое расширение для систем 1С. Оно легко внедряется и подходит для различных конфигураций:

1С Бухгалтерия 8
1С Управление торговлей 11
1С Управление нашей фирмой 3.0
1С ERP
1С Аренда и управление недвижимостью (как в данном случае)
и другие.

Благодаря своей гибкости модуль может быть интегрирован практически в любую конфигурацию 1С, обеспечивая удобный и мощный инструмент для работы с финансовыми данными, ДДС, ОПиУ и баланс.

Как всё стало работать

Теперь менеджер начинает работу не с договора, а с проекта. Он указывает контрагента, выбирает основной договор и задаёт параметры сделки. Дальше система ведёт его сама.

Обзор проекта, где отражены все ключевые параметры

На этапе сметы менеджеру больше не нужно каждый раз вручную вспоминать формулировки услуг. Он выбирает готовый шаблон, в котором уже есть экспедирование, обработка, услуги СВХ. Шаблон автоматически добавляет номер проекта и корректное описание, так что человеческий фактор практически исключён.

Автоматическое формирование сметы по шаблону. На её основе система создаёт акты выполненных работ и счета на оплату, экономя время менеджеров.

Когда смета готова, оформление документов занимает считанные минуты. Один клик — и сформирован акт выполненных работ. Ещё одно действие — и готов счёт на оплату. Менеджер проверяет суммы и отправляет документы клиенту. Вся рутинная часть остаётся системе.

При этом доступы настроены так, что менеджер работает только со своими проектами и не видит остальную финансовую информацию компании. Это и безопасно, и удобно.

Рабочий стол менеджера в системе 1С. Модуль P&L позволяет гибко настраивать права пользователей, открывая доступ только к необходимым блокам и документам.

Рабочий стол менеджера в системе 1С. Модуль 1CPNL.ru позволяет гибко настраивать права пользователей, открывая доступ только к необходимым блокам и документам.

Что изменилось у бухгалтерии

Для бухгалтеров изменения оказались не менее заметными. Все документы, созданные менеджерами, уже привязаны к нужному проекту. Когда от клиента поступает оплата, бухгалтер просто указывает счёт, по которому пришли деньги. Система автоматически связывает платёж с проектом и корректно распределяет суммы по услугам.

Ручное разнесение платежей и постоянные уточнения «к какой сделке это относится» ушли из повседневной работы.

Управленческий эффект

Самый важный результат — управленческая прозрачность в режиме онлайн. Руководитель в любой момент видит общую картину по компании, а при необходимости может «провалиться» до уровня конкретной отправки. Кто вёл сделку, какие услуги оказаны, сколько денег пришло, и какая рентабельность получилась на выходе.

Учёт перестал быть обезличенным набором проводок. Он стал понятной историей по каждой бизнес-операции.

Немного цифр

После внедрения:

объём ручных операций при формировании документов сократился примерно на 70%;
количество ошибок в номенклатуре и реквизитах снизилось почти до нуля;
счета и акты начали формироваться в два раза быстрее, чем раньше;
все сделки стали учитываться в разрезе проектов без дублирования договоров.

Итог

В БКБ-групп операционная работа, документооборот и бухгалтерский учёт перестали тянуть одеяло каждый на себя. Они сложились в одну логичную систему.

Менеджеры получили удобный инструмент для работы, бухгалтерия — контролируемый и чистый учёт, руководство — достоверную финансовую картину бизнеса.

А 1CPNL.ru в этом проекте стал не просто модулем в 1С, а опорной точкой для роста и управляемости компании.

Записаться