Переходите на 1CPNL со скидкой до 30%
Уже пользуетесь другим сервисом финансового учёта? Оставьте заявку — расскажем об условиях акции и поможем подобрать подходящий вариант 1CPNL
Нажимая на кнопку отправить, вы соглашаетесь с обработкой ваших персональных данных
Реальные примеры внедрения 1CPNL и результаты компаний после запуска системы
Инструкции по установке, настройке
и работе с возможностями 1CPNL
и работе с возможностями 1CPNL
Новости продукта, обновления, события и опыт команды 1CPNL
Практические материалы об управленческом учёте, финансах и автоматизации в 1С
Запишитесь на бесплатную консультацию с экспертом
За 30 минут мы разберем вашу ситуацию, покажем, как можно организовать управленческий учет прямо в 1С, и ответим на все ваши вопросы
Главная
Блог
300 статей расходов. Подробный управленческий учёт или перебор
Сколько статей нужно для управленческого учёта? 20, 50, 300?
Встречаются рекомендации использовать 250−300 статей издержек, а для более подробного анализа даже до 700. Правда в зарубежных изданиях и для крупного бизнеса.
Прежде чем заводить сотни строк в справочниках, стоит подумать: кто будет заполнять эти данные и какие решения компания собирается на их основе принимать. Мы придерживаемся принципа «разумно и достаточно». Один из наших проектов по автоматизации мебельного производства хорошо иллюстрирует почему.
Встречаются рекомендации использовать 250−300 статей издержек, а для более подробного анализа даже до 700. Правда в зарубежных изданиях и для крупного бизнеса.
Прежде чем заводить сотни строк в справочниках, стоит подумать: кто будет заполнять эти данные и какие решения компания собирается на их основе принимать. Мы придерживаемся принципа «разумно и достаточно». Один из наших проектов по автоматизации мебельного производства хорошо иллюстрирует почему.
Хотели считать всё, вплоть до каждой скрепки
Компания производит мебель под заказ. У каждого проекта несколько этапов: дизайн, производство, доставка, монтаж. В работе участвуют разные цеха, используются материалы, привлекаются сотрудники и подрядчики.
При внедрении модуля P&L клиент сначала хотел вести максимально подробный учёт расходов, вплоть до отдельных комплектующих: винтов, панелей, ткани. Желание понятно, так можно увидеть себестоимость каждого элемента заказа и найти перерасход.
Но на обсуждении проекта внедрения обнаружилась обратная сторона такой детализации. За каждой дополнительной аналитикой стоит сотрудник, который должен корректно внести данные, выбрать проект, этап, статью и подразделение.
Чем подробнее структура, тем больше работы для бухгалтеров и менеджеров. Если данные заполняются нерегулярно или по-разному, отчёт теряет достоверность. Поэтому от учёта каждой детали решили отказаться.
При внедрении модуля P&L клиент сначала хотел вести максимально подробный учёт расходов, вплоть до отдельных комплектующих: винтов, панелей, ткани. Желание понятно, так можно увидеть себестоимость каждого элемента заказа и найти перерасход.
Но на обсуждении проекта внедрения обнаружилась обратная сторона такой детализации. За каждой дополнительной аналитикой стоит сотрудник, который должен корректно внести данные, выбрать проект, этап, статью и подразделение.
Чем подробнее структура, тем больше работы для бухгалтеров и менеджеров. Если данные заполняются нерегулярно или по-разному, отчёт теряет достоверность. Поэтому от учёта каждой детали решили отказаться.
Где нашли золотую середину
Вместе с клиентом выработали три уровня детализации:
Например, по заказу на офисную мебель можно отдельно посмотреть расходы на производство и монтаж, сравнить план с фактом и выяснить причины перерасхода. При этом сотрудникам не пришлось создавать дополнительную управленческую запись для каждого крепежа или мебельной петли. Как устроили аналитику по проектам, этапам и цехам внутри 1С, показали в кейсе мебельного производства.
- Этапы проекта: дизайн, технология, производство, монтаж, доставка.
- Статьи затрат: материалы, зарплата, логистика, монтажные работы.
- Подразделения: мебельное производство, малярный цех, металлоцех.
Например, по заказу на офисную мебель можно отдельно посмотреть расходы на производство и монтаж, сравнить план с фактом и выяснить причины перерасхода. При этом сотрудникам не пришлось создавать дополнительную управленческую запись для каждого крепежа или мебельной петли. Как устроили аналитику по проектам, этапам и цехам внутри 1С, показали в кейсе мебельного производства.
Как понять, что детализации уже слишком много
Универсального ответа по количеству статей нет. Для одной компании 30 окажется достаточно, другой потребуются сотни. Но есть три признака, что подробность учёта уже начинает мешать:
Принцип «разумно и достаточно» означает, что каждый дополнительный уровень детализации должен приносить пользу, сопоставимую с затратами на его ведение.
- Сотрудники путаются в статьях. Похожие расходы можно отнести в несколько категорий, поэтому одинаковые операции попадают в разные строки отчёта.
- Руководитель сворачивает отчёт. Из сотни строк для принятия решений нужны десять, а остальные приходится группировать вручную.
- Данных собирают больше, чем нужно. Новые аналитики требуют дополнительного ввода и проверки, но собранная информация практически не используется.
Принцип «разумно и достаточно» означает, что каждый дополнительный уровень детализации должен приносить пользу, сопоставимую с затратами на его ведение.
Как добавить детализацию без сотни новых статей
Вернёмся к мебельному производству. Допустим, через несколько месяцев выяснилось, что расходы на монтаж регулярно превышают план. Как разобраться в причинах, не создавая десятки новых статей?
Для начала нужно посмотреть, какая аналитика уже есть в учёте. Например, статью «Зарплата» можно анализировать по проектам и этапам. Тогда видно, сколько стоит работа сотрудников на монтаже конкретного заказа. Расходы на доставку или услуги подрядчиков можно выделить соответствующими статьями, а затем сравнить их по тем же проектам и этапам.
Получается несколько измерений одной операции:
Разумеется, это работает, если нужные признаки фиксируются в учёте и расходы можно корректно отнести к проекту и этапу. Если данных нет, одни дополнительные разрезы их не создадут.
Подробнее о различии между статьями расходов и аналитическими разрезами мы рассказывали в статье «Статьи доходов и расходов и статьи ДДС в 1С».
В реальном мебельном проекте мы остановились на учёте по проектам, этапам, статьям затрат и цехам. Пример с последующим перерасходом на монтаже условный, но он показывает, как можно расширять аналитику по мере появления конкретных вопросов.
Как это организовать в вашей 1С
Глубину детализации выбираем под задачи вашей компании, чтобы отчёты оставались полезными, а учёт не создавал лишней работы для сотрудников.
Не уверены, какие аналитики нужны именно вашему бизнесу? На консультации можно обсудить существующую структуру учёта и задачи финансового контроля. А на демо посмотреть, как работа с проектами, статьями и подразделениями организована в модуле P&L.
Для начала нужно посмотреть, какая аналитика уже есть в учёте. Например, статью «Зарплата» можно анализировать по проектам и этапам. Тогда видно, сколько стоит работа сотрудников на монтаже конкретного заказа. Расходы на доставку или услуги подрядчиков можно выделить соответствующими статьями, а затем сравнить их по тем же проектам и этапам.
Получается несколько измерений одной операции:
- Статья расходов: что именно потратили.
- Проект и этап: на какой заказ и часть работы пришлись расходы.
- Подразделение: какой цех или команда отвечает за затраты.
Разумеется, это работает, если нужные признаки фиксируются в учёте и расходы можно корректно отнести к проекту и этапу. Если данных нет, одни дополнительные разрезы их не создадут.
Подробнее о различии между статьями расходов и аналитическими разрезами мы рассказывали в статье «Статьи доходов и расходов и статьи ДДС в 1С».
В реальном мебельном проекте мы остановились на учёте по проектам, этапам, статьям затрат и цехам. Пример с последующим перерасходом на монтаже условный, но он показывает, как можно расширять аналитику по мере появления конкретных вопросов.
Как это организовать в вашей 1С
Глубину детализации выбираем под задачи вашей компании, чтобы отчёты оставались полезными, а учёт не создавал лишней работы для сотрудников.
Не уверены, какие аналитики нужны именно вашему бизнесу? На консультации можно обсудить существующую структуру учёта и задачи финансового контроля. А на демо посмотреть, как работа с проектами, статьями и подразделениями организована в модуле P&L.
Запишитесь на консультацию
Наш менеджер свяжется с вами и подберет удобное время консультаци
Нажимая на кнопку отправить, вы соглашаетесь с обработкой ваших персональных данных
Попробовать бесплатно
Поздравляем! Программный продукт P&L для 1C:Предприятия 8 подходит для решения ваших задач!
Оставьте свои данные, что бы мы подготовили для вас демонстрационную базу и рассчитали стоимость внедрения
Оставьте свои данные, что бы мы подготовили для вас демонстрационную базу и рассчитали стоимость внедрения