Нужна ли CRM небольшой компании: когда достаточно управленческого учета в 1С

CRM отвечает на вопросы, которые возникают до заключения договора:

• откуда пришел клиент;
• на каком этапе находится сделка;
• кто должен связаться с ним;
• сколько обращений превратилось в продажи;
• почему часть сделок сорвалась;
• как загружены менеджеры.

После подписания договора начинается другой процесс. Нужно выставить счет, получить оплату, закрыть работу актом, учесть расходы и определить финансовый результат проекта.

Здесь руководителя интересуют уже другие вопросы:

• какие счета выставлены;
• когда должны заплатить клиенты;
• есть ли просроченная задолженность;
• какие оплаты поставщикам предстоят;
• сколько денег ожидается по проекту;
• какие расходы с ним связаны;
• какую прибыль принес договор.

Представим небольшое агентство с двадцатью постоянными клиентами.
Менеджер указывает сумму договора и ожидаемую дату оплаты в CRM. Бухгалтер оформляет счет и акт в 1С: Бухгалтерии. Фактическое поступление появляется в банке и учетной базе. Финансист переносит данные в Excel, чтобы собрать движение денег и рассчитать результат проекта.

Один договор существует сразу в трех местах:
CRM — для менеджера;
1С:Бухгалтерия — для бухгалтера;
Excel — для финансиста и собственника.

Если клиент перенес оплату, менеджер должен обновить дату в CRM, финансист — в платежном плане, а бухгалтер увидит только отсутствие денег на расчетном счете. При изменении суммы договора сведения снова приходится исправлять в нескольких системах.
Вместо единой системы учета проектов компания получает три частично совпадающих контура. Их приходится интегрировать или регулярно сверять вручную.

Для бизнеса с большим потоком лидов и развитым отделом продаж такая архитектура может быть оправданна. Но если продажа проходит за несколько разговоров, а основная работа начинается после подписания договора, CRM способна добавить еще один справочник сумм, дат и статусов вместо устранения ручной работы.

Если договоры, счета, акты, оплаты и расходы уже отражаются в 1С: Бухгалтерии, стоит сначала проверить, можно ли организовать учет проектов на тех же данных.

Модуль P&L добавляет к существующей базе 1С финансовый и управленческий контур. Операции можно связать с проектами, направлениями и договорами, дополнить плановыми поступлениями и списаниями, а затем анализировать денежные потоки и финансовый результат.

В одной системе можно организовать:

• учет проектов и направлений;
• контроль счетов и оплат;
• контроль оплат клиентов;
• планирование оплат поставщикам;
• анализ дебиторской и кредиторской задолженности;
• учет доходов и расходов по проектам;
• платежный календарь;
• расчет финансового результата.

Подробнее возможности такого контура показаны на странице учета проектов в модуле P&L.
Менеджерам при этом не требуется открывать всю 1С: Бухгалтерию. Им можно предоставить доступ только к своим рабочим участкам: проектам, договорам, ожидаемым поступлениям, расходам, счетам и оплатам.

Бухгалтер продолжает работать с первичными документами в привычной 1С. Менеджер отвечает за сведения по клиенту и будущим движениям денег. Финансист и собственник получают общую картину по проектам и направлениям.

Модуль P&L не становится CRM и не ведет продажи вместо компании. Он помогает организовать учет проектов и контроль оплат по уже заключенным договорам внутри 1С.
О том, как доходы, расходы и движение денег распределяются между разными объектами бизнеса, мы подробнее рассказали в статье «Финансовый учет по направлениям и проектам в 1С».

Мы сами работаем в крупной российской CRM-системе и действительно ею довольны.
У нас есть маркетинг, продажи, несколько команд, длинный путь клиента и передача задач между сотрудниками. Поэтому воронки, история коммуникаций, задачи, встречи и совместная работа в едином пространстве нужны нам каждый день.

Но было бы неправильно считать, что такой набор инструментов необходим каждому бизнесу.
У небольшой консалтинговой компании, проектного бюро или агентства может не быть отдельного отдела продаж, большого потока обращений и сложной воронки. Клиент приходит по рекомендации, обсуждает задачу с собственником, подписывает договор — и дальше компании важнее контролировать исполнение, документы и деньги.

В такой модели часть возможностей полноценной CRM останется невостребованной. При этом счета, акты, оплаты клиентов, расчеты с поставщиками и расходы по проектам все равно будут находиться в 1С: Бухгалтерии.

Поэтому вопрос не в том, хороша ли CRM. Вопрос в том, соответствует ли она реальному процессу продаж конкретной компании.

Частое возражение звучит так: менеджеры не должны работать в бухгалтерской базе.
И это справедливо. Им не нужны зарплаты сотрудников, налоги, закрытие месяца и документы других подразделений.

Но доступ можно разграничить. Менеджер видит только своих клиентов, договоры, проекты и ожидаемые движения денег. Бухгалтер отвечает за первичные документы и корректность учета. Финансист — за правила управленческого учета и анализ показателей.

Как такое распределение ролей работает на практике, мы показали в своей статье на «Клерке»: «Финансист полез в 1С ради дашборда. В итоге главбух перестала работать за менеджеров».

В результате менеджеры отвечают за сведения по своим клиентам, а бухгалтеру не приходится искать даты оплат, договоренности и недостающие документы в переписках.

Даже команде из пяти человек CRM может быть необходима, если она ежедневно обрабатывает сотни обращений и ведет клиентов через несколько этапов продажи.

И наоборот: более крупная проектная компания может годами работать с ограниченным кругом постоянных заказчиков. Ей важнее видеть договоры, документы, оплаты и прибыль, чем строить сложную воронку продаж.

Перед выбором системы стоит ответить на три вопроса:

1. Мы теряем потенциальных клиентов или контроль после подписания договора?
2. Менеджерам нужна воронка продаж или информация о проектах, счетах и оплатах?
3. Какие данные уже находятся в 1С: Бухгалтерии и зачем переносить их в другую систему?

Ответ может подтвердить необходимость CRM. А может показать, что компании сначала стоит наладить управленческий учет на данных своей 1С.

В брендинговом агентстве эту задачу решили с помощью модуля P&L. Менеджеры получили доступ к своим проектам, плановым поступлениям и списаниям, а руководство — контроль оплат, задолженности и финансовую аналитику по направлениям. Посмотрите, как агентство организовало учет проектов, оплат и финансового результата внутри 1С

Что почитать по теме?

Финансовый учет по направлениям и проектам в 1С
Методическая статья о том, как распределять доходы, расходы и движение денег между проектами и направлениями бизнеса.

Учет проектов в модуле P&L
Возможности модуля для работы с проектами, договорами, плановыми показателями, оплатами и финансовым результатом внутри 1С.