Главная
/
Блог
/
ФОТ в 1С:ЗУП 3.1: где посмотреть, изменить и пересчитать

Блог

ФОТ в 1С:ЗУП: как проверить, настроить и пересчитать

В 1С:ЗУП рядом существуют несколько похожих цифр: ФОТ по штатному расписанию, плановый ФОТ реально работающих сотрудников и фактические начисления за месяц. Они могут не совпадать — и это не обязательно ошибка.

Разберём, откуда в ЗУП берётся плановый ФОТ, какие начисления в него входят, где его посмотреть и каким отчётом проверить. Отдельно покажем, что делать, если оклад или надбавку изменили, а ФОТ остался прежним, и в каком случае действительно нужен сервис «Пересчет планового ФОТ».

Содержание

Главное о ФОТ в 1С:ЗУП

В ЗУП важно разделять плановый ФОТ и фактически начисленную зарплату.
Плановый ФОТ рассчитывается по назначенным сотруднику плановым начислениям. При этом не любое назначенное начисление обязательно входит в ФОТ: в настройке начисления есть отдельный признак «Включать в ФОТ».

По начислениям, для которых у программы достаточно данных — например, по окладу, тарифу или процентной надбавке, — вклад в ФОТ рассчитывается автоматически. Для некоторых начислений, размер которых заранее определить нельзя, вклад может задаваться отдельно. Именно так механизм описывает 1С.

Для проверки удобно идти в таком порядке:

какие плановые начисления назначены сотруднику;
какие из них включены в ФОТ;
каким документом и с какой даты они назначены;
что показывает отчёт по плановому и фактическому ФОТ;
только после этого — нужен ли пересчёт.

Подробнее о плановом ФОТ, кадровых документах и отчётах — в документации 1С:ЗУП.

Важно: ФОТ в ЗУП ≠ все расходы компании на персонал
В этой статье под ФОТ мы в первую очередь понимаем плановый ФОТ в механике 1С: ЗУП. Страховые взносы, ДМС, обучение, связь и другие расходы на сотрудников — более широкий управленческий контур. Их не нужно автоматически прибавлять к показателю ФОТ в ЗУП.

Что именно ЗУП включает в плановый ФОТ

Плановый ФОТ сотрудника складывается из назначенных ему плановых начислений, которые участвуют в ФОТ: оклада, тарифа, постоянных надбавок и других видов оплаты.
При этом решающим является не название выплаты, а её настройка в программе. Если начисление назначено сотруднику, это ещё не означает, что оно автоматически увеличит плановый ФОТ.

Назначить выплату сотруднику и включить её в плановый ФОТ — не всегда одно и то же.

Откуда у сотрудника появляется плановый ФОТ

Условия оплаты сотрудника фиксируются кадровыми документами. Обычно исходную точку задаёт «Прием на работу», а последующие изменения оформляют через «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» или документы изменения плановых начислений.

В результате у сотрудника появляется набор действующих плановых начислений. По ним ЗУП рассчитывает плановый ФОТ с учётом настроек каждого начисления.
Если используется штатное расписание, у позиции также есть собственный плановый ФОТ. Поэтому цифра по утверждённой штатной структуре и ФОТ реально работающих сотрудников может различаться.

Почему в ЗУП можно увидеть три разные суммы ФОТ

В отчёте «Сравнение плановых и фактических начислений» ЗУП сопоставляет не две, а три величины:

Показатель	Что показывает
Плановый ФОТ по штатному расписанию	Сколько предусмотрено утверждённой штатной структурой
Плановый ФОТ по фактической расстановке сотрудников	Плановый ФОТ людей, которые реально занимают позиции
Фактически начисленный ФОТ	Начисления, рассчитанные за выбранный период

Отсюда появляется полезная логика проверки.
Если ФОТ штатного расписания отличается от ФОТ по расстановке, смотрим вакансии, количество занятых ставок и условия конкретных сотрудников.
Если плановый ФОТ по сотрудникам отличается от фактических начислений, смотрим уже события периода: отпуска, больничные, премии, переработки, изменение оплаты и другие начисления.

И здесь есть важная особенность самого отчёта: в фактическую часть «Сравнения плановых и фактических начислений» выводятся все виды фактических начислений, а не только те, которые входят в плановый ФОТ. Поэтому само наличие разницы ещё не говорит об ошибке.

плановый и фактический ФОТ в 1С ЗУП_1cpnl.ru

Разница между планом и фактом сама по себе не ошибка
В отчёте фактическая часть может включать начисления, которые не входят в плановый ФОТ. Поэтому сначала расшифруйте состав суммы, а уже затем меняйте настройки или запускайте пересчёт.

Где в 1С:ЗУП посмотреть и найти плановый ФОТ сотрудника

Где посмотреть ФОТ в кадровых документах: прием, перевод, изменение оплаты

Начинать проверку лучше не с технических регистров, а с самого сотрудника и документа, которым назначены условия оплаты.
В карточке сотрудника в разделе «Начисления и удержания» можно увидеть действующие плановые начисления. Там же доступна история их изменений и переход к документам, которыми начисления были назначены или изменены. Такой механизм прямо предусмотрен в ЗУП.

Если нужно понять, почему изменилась сумма, проверяем:

какое начисление действует;
его размер;
дату начала действия;
документ-регистратор;
включено ли начисление в плановый ФОТ.

Далее смотрим «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» или другой документ, который изменил плановые начисления.

В документе «Прием на работу» обычно проверяют:

размер оклада;
дату начала работы;
подразделение;
список начислений.

Документ «Кадровый перевод»
Если сумма изменилась позже, проверяют «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда». В первую очередь проверьте дату, с которой действует изменение: она определяет, с какого момента новые условия оплаты применяются к сотруднику.

Документ «Изменение оплаты труда»
Документ «Изменение оплаты труда» используют, когда меняются начисления без кадрового перевода. Например, сотруднику добавили постоянную надбавку или повысили оклад без смены должности.
При проверке сначала смотрят:

проведен ли документ;
с какой даты действует изменение;
какие начисления назначены сотруднику;
участвуют ли они в расчете ФОТ.

Нужно ли открывать регистры?
Для обычной проверки ФОТ — нет. Сначала используйте карточку сотрудника, кадровые документы и стандартные отчёты ЗУП. К внутренним регистрам имеет смысл переходить при технической диагностике, если причину невозможно найти пользовательскими средствами.

Начисление есть, а в плановый ФОТ не попало

Если выплата назначена сотруднику, но плановый ФОТ не изменился, откройте настройку самого начисления.

В первую очередь проверьте признак «Включать в ФОТ». Он отвечает именно за участие начисления в плановом ФОТ. Состав совокупной тарифной ставки — отдельная настройка: она используется там, где нужно определить стоимость часа или дня с учётом выбранных начислений. Эти два механизма не следует смешивать.

Например, постоянная надбавка может:

входить в плановый ФОТ;
входить в совокупную тарифную ставку;
участвовать в обоих механизмах;
либо не участвовать в одном из них — в зависимости от настройки.

Поэтому вопрос «почему надбавка не увеличила ФОТ?» начинается с признака «Включать в ФОТ», а не с совокупной тарифной ставки.

Карточка начисления и флажок «Включать в ФОТ»

Как сформировать отчёт по ФОТ в 1С:ЗУП

Главный отчёт для сравнения показателей: Зарплата → Отчёты по зарплате → Сравнение плановых и фактических начислений.

1С прямо описывает этот отчёт как инструмент сравнения ФОТ штатного расписания, ФОТ фактической расстановки и фактических начислений. После формирования не начинайте сразу с общей разницы. Сначала определите: какая именно колонка отличается от какой.

Какой отчёт по ФОТ открыть под конкретную задачу

Что нужно понять	Отчёт
Почему фактические начисления отличаются от плановых	Сравнение плановых и фактических начислений
Какие виды начислений дали отклонение	Анализ ФОТ по начислениям
По каким сотрудникам возникло отклонение	Анализ ФОТ по сотрудникам
Когда и каким документом менялась оплата	История изменения оплаты труда (ФОТ)
Как ФОТ менялся во времени	Динамика изменения ФОТ
Как соотносятся штат и фактическая расстановка	Отчёты по штатному расписанию и штатной расстановке

1С сохраняет отдельный раздел документации «Отчеты по кадрам и плановому фонду оплаты труда», а перечисленные отчёты входят в семейство штатных отчётов по зарплате/ФОТ.

Штатное расписание и расстановка: где возникает первая разница

Штатное расписание отвечает на вопрос: сколько компания предусмотрела ставок и ФОТ по своей структуре.

Фактическая расстановка отвечает на другой: кто эти позиции действительно занимает.

Поэтому первая полезная проверка выглядит так: ФОТ штатного расписания → ФОТ фактической расстановки.

Если здесь есть существенная разница, причиной могут быть незанятые позиции, неполные ставки или отличающиеся условия оплаты конкретных сотрудников. Не нужно сразу искать ошибку в начислении зарплаты.

Актуальные изменения отчёта «Анализ штатного расписания» в 1С:ЗУП

Перед сравнением проверьте

период;
организацию;
подразделение и другие установленные отборы;
нужного сотрудника, если проверяете частный случай;
что отчёт сформирован заново после изменения данных.

Сравнение плановых и фактических начислений

ФОТ не сходится: что проверять по симптомам

Что видите	Что проверить сначала	Куда идти дальше
Оклад повысили, ФОТ прежний	Дату и документ изменения оплаты	Плановые начисления сотрудника
Надбавка есть, но ФОТ не вырос	«Включать в ФОТ» в карточке начисления	Состав плановых начислений
ФОТ штатки выше ФОТ сотрудников	Вакансии и фактическую расстановку	Штатное расписание
Плановый ФОТ отличается от факта	Состав фактических начислений	Отпуска, больничные, премии и другие события
Изменения есть, но плановый ФОТ явно некорректен	Документы и настройки начислений	«Пересчет планового ФОТ»
ФОТ сходится, но вместе со взносами цифра другая	Сравниваются разные показатели	Отдельно проверить страховые взносы

Начинать пересчёт сразу после обнаружения разницы — плохой диагностический маршрут. Сначала нужно определить, где именно возникает расхождение.

Если зарплатные начисления сходятся, а вопрос уже в тарифе, базе, страховых взносах или РСВ, это отдельная проверка.
Читайте: Страховые взносы 2026 в 1С: настройка ЗУП и Бухгалтерии →

Как изменить ФОТ в 1С:ЗУП: оклад, начисления и настройки

Сам плановый ФОТ обычно не следует «править цифрой». Сначала меняют условия, из которых он рассчитывается. Если меняется оклад или набор начислений сотрудника, используют соответствующий кадровый документ: например, «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда», «Изменение плановых начислений» или другой документ под конкретную ситуацию.

После проведения документа:

проверьте действующие плановые начисления сотрудника;
убедитесь, что нужные начисления включены в ФОТ;
сформируйте контрольный отчёт;
только если плановый ФОТ остаётся некорректным — переходите к сервисному пересчёту.

Не путайте ФОТ и совокупную тарифную ставку
Это разные механизмы ЗУП. Признак «Включать в ФОТ» определяет участие начисления в плановом ФОТ. Совокупная тарифная ставка используется в других расчётах, где требуется учитывать выбранный состав постоянных начислений.

Как пересчитать плановый ФОТ в 1С:ЗУП

В ЗУП есть отдельный сервис «Пересчет планового ФОТ»: Зарплата → Сервис → Пересчет планового ФОТ.

Он нужен не для повторного начисления зарплаты за месяц, а для ситуации, когда сам плановый ФОТ сотрудника по имеющимся в программе данным оказался неточным.
Перед использованием проверьте:

плановые начисления сотрудника;
даты их действия;
признак «Включать в ФОТ»;
документы, которыми менялись условия оплаты.
Только после этого запускайте пересчёт и повторно формируйте контрольный отчёт.

Не путайте два пересчёта
«Пересчет планового ФОТ» не предназначен для повторного расчёта фактически начисленной зарплаты за прошлые месяцы. Если ошибка находится в начислении зарплаты, исправлять нужно соответствующий документ или исходные данные. Сервис актуализирует именно плановый ФОТ.

ФОТ в ЗУП и расходы на персонал в управленческом учёте — не одно и то же

ФОТ в ЗУП и расходы на персонал в управленческом учёте — не одно и то же
ЗУП отвечает на зарплатную и кадровую часть задачи: какие условия оплаты назначены сотрудникам, какой плановый ФОТ получается и что фактически начислено.
Для управленческого учёта появляется следующий вопрос: куда отнести эти расходы?

Например, сотрудник с зарплатой 180 000 ₽ в течение месяца работал над тремя проектами:

50% — проект А;
30% — проект Б;
20% — проект В.

Для расчёта зарплаты это по-прежнему 180 000 ₽ одному сотруднику. Для экономики проектов — 90 000 ₽, 54 000 ₽ и 36 000 ₽ расходов соответственно. Если зарплату не распределить между проектами, нельзя корректно определить себестоимость и финансовый результат каждого из них.

В 1CPNL.ru зарплатные расходы можно распределять по проектам и направлениям и дальше учитывать вместе с другими расходами проекта.

Посмотреть учёт проектов в 1CPNL.ru →

Управленческое отражение зарплаты в 1CPNL.ru

Если управленческий учёт ведётся в 1С: Бухгалтерии с модулем P&L для 1С, для зарплаты предусмотрен отдельный документ управленческого отражения.

Он создаётся на основании бухгалтерского начисления зарплаты. В управленческом учёте сумму можно скорректировать и распределить по нужным проектам и направлениям. Так бухгалтерское начисление остаётся исходным фактом, а в управленческом контуре появляется нужная аналитика: какой проект или направление понесли этот расход.

Посмотреть, как работает управленческий учет заработной платы →

Если расход по зарплате должен быть признан позже, в документе можно указать дату признания. До неё затраты учитываются в НЗП, после — относятся на расходы соответствующего периода.

Зарплату начислили сейчас ≠ расход проекта обязательно нужно признать сейчас.

От зарплатных расходов — к финансовому результату

После распределения зарплаты её можно анализировать уже вместе с остальными доходами и расходами.

В отчете о прибылях и убытках видно не только сколько компания потратила на команду, но и как эти расходы повлияли на результат бизнеса, проекта или направления.

Посмотреть ОПиУ в 1CPNL.ru →

Универсальный чек-лист проверки и обновления ФОТ

Чек-лист: ФОТ изменился или не сходится:

Определите, какой ФОТ проверяете: штатное расписание, расстановку или фактические начисления.
Проверьте кадровый документ и дату изменения.
Посмотрите действующие плановые начисления сотрудника.
Проверьте признак «Включать в ФОТ» у нужного начисления.
Сформируйте «Сравнение плановых и фактических начислений».
Найдите уровень, на котором появляется расхождение.
Если проблема именно в некорректном плановом ФОТ — используйте «Пересчет планового ФОТ».
Сформируйте отчёт повторно.

Итоги: как поддерживать ФОТ в 1С:ЗУП актуальным

В ЗУП плановый ФОТ строится по плановым начислениям сотрудников и настройкам их участия в ФОТ.
Если цифра кажется неправильной, не начинайте с пересчёта. Сначала определите, что именно не сходится:
штатное расписание → фактическая расстановка → плановые начисления сотрудника → фактические начисления.
Если начисление назначено, но не влияет на ФОТ — проверяйте признак «Включать в ФОТ». Если кадровые данные и настройки правильные, а плановый показатель остался некорректным, используйте сервис «Пересчет планового ФОТ».
Так проверка превращается из поиска «неправильной цифры» в понятную диагностику по цепочке данных.

Что почитать дальше?

БДР и БДДС: как планировать расходы: Если ФОТ нужен уже как часть финансового бюджета компании.

ОПиУ в 1С: Если нужно связать расходы на сотрудников с выручкой, проектами и прибылью.

Записаться