Не подстраивайте бизнес под программу: сначала финансовая модель

Обычно выбор строится одинаково. Смотрим продукты, сравниваем стоимость и возможности, идем на демо. Но у самой компании к этому моменту могут быть не определены гораздо более простые вещи: что считать проектом, в какой момент признавать доход, какую детализацию собственник действительно будет смотреть каждый месяц.

И вот здесь возникает парадокс: программа уже внедряется, а компания еще решает, что именно хочет в ней считать. Под финансовой моделью я здесь не имею в виду огромную таблицу с прогнозом развития на десятилетия. В нашем случае это скорее договоренность о том, как именно компания считает деньги: как делит расходы, какие направления сравнивает. Эта логика принадлежит и вырастает из самого бизнеса.

У нас были клиенты, которые переходили на 1CPNL.ru примерно после года работы с другими финансовыми решениями. И мне как раз не хочется использовать такие истории в духе «значит, прошлый сервис не сработал». За год много чего происходит с самой компанией. Собственник начинает точнее формулировать вопросы к цифрам, финансист договаривается с командой о правилах. Становится понятно, какие разрезы и аналитики действительно нужны каждый месяц, а какие отлично выглядели на презентации, но в ежедневной работе не прижились.

Иногда первый выбор вообще не был ошибкой. Скорее это оказался платный урок, в котором компания познакомилась с собственными процессами и выработала свои стандарты. Компания просто выросла из модели, с которой начинала. И вот здесь уже появляется выбор: продолжать приспосабливать бизнес к однажды выбранной схеме или снова пересмотреть задачу?

Поэтому мне всё меньше нравится подход «давайте выберем программу, а потом всё в ней настроим». Иногда полезнее сначала договориться, какой результат компания хочет получить и какие правила готова поддерживать. А уже потом выяснять, какой инструмент под эту конструкцию подходит.

Цена подписки видна сразу. Стоимость запуска тоже обычно можно узнать заранее. Но мне интереснее другой вопрос: а кто-нибудь считает, сколько будет стоить пользоваться всей этой штуковиной через год?

И это не только рубли на поддержку и сопровождение. Раз уж говорим про финансы, давайте считать по-взрослому. Кто проверит, правильно ли передались данные, и разберется с расхождениями? Сколько времени финансист потратит на дополнительные выгрузки и анализ? Кто поправит правила, когда появится новое направление или изменится сам процесс?

На практике это редко выглядит как отдельная большая статья расходов. Двадцать минут здесь. Час там. Что-то сверили, глазами пробежались, поправили руками. Каждая операция кажется мелкой, пока не становится регулярной. Мы даже собрали калькулятор стоимости ручного финансового учета, где можно посчитать не цену программы, а рабочее время людей, которые собирают и перепроверяют данные.

Поисковая статистика здесь тоже дала повод задуматься. Люди отдельно ищут связки интеграции систем, к примеру «Сервис интеграция с 1С», интересуются передачей данных между разными продуктами. В этом нет ничего необычного: компании вполне нормально живут сразу в нескольких рабочих средах. Но у каждого нового звена появляется собственная стоимость владения. Его нужно настроить, проверять, сопровождать, а если цифры разошлись — понять, на каком участке это произошло.

Поэтому я бы считала не количество программ и даже не только их цену. А оценивала объем постоянной работы между ними и время людей, которые эту конструкцию поддерживают.

На одном проекте мы задались похожим вопросом, только речь шла не о финансовом сервисе. Нужна ли небольшой компании отдельная CRM?

У брендингового агентства не было большой воронки продаж: проекты крупные, заказчиков немного. После заключения договора менеджерам нужно было контролировать этапы проектов, договоры, ожидаемые поступления и оплаты.

Вместо еще одной системы менеджерам открыли нужный участок в общей базе 1С. Бухгалтер продолжил работать со своими документами, сотрудники получили информацию по своим проектам, руководство — общую финансовую картину. Получилось разделить внутри одной программы и роли, и ответственность.

Мы отдельно описали ход рассуждений в статье «CRM или 1С:Бухгалтерия: учет проектов и контроль оплат», а результат показали в кейсе агентства.

Мне нравится эта история не потому, что CRM оказалась не нужной. Тут другое: сначала разобрали процесс и только потом стало понятно, сколько инструмента бизнесу требуется. С финансовой системой я бы делала ровно так же.

Эту мысль мы решили вынести из статьи в небольшую игру. Там восемь рабочих ситуаций и две колонки: «сначала разобраться в процессе» и «можно выбирать инструмент».

Без соревнования 1С с внешними сервисами и без попытки угадать «правильную программу». Скорее возможность посмотреть на собственную задачу со стороны: она уже действительно созрела для автоматизации или пока нужно дозреть внутри бизнеса?

Пройти тест «Готов ли бизнес выбирать новую систему?»

Спойлер простой: новая программа хорошо решает только понятную задачу.

После всех этих наблюдений я бы уже иначе смотрела на критерии отбора. Если снова открыть сравнительную таблицу сервисов финансового учета: План Факт, БИТ ФИНАНС, Финоко, 1CPNL.ru и других решений, к привычным критериям я добавила бы четыре вопроса.

• Где уже находятся исходные данные?
• Насколько предлагаемая система совпадает с реальными процессами компании?
• Что придется изменить в работе команды?
• Сколько ручной работы останется после запуска и кто будет ее делать?

И только после этого сравнивала бы остальное. Потому что тогда смотришь уже не только на список возможностей, а на то, как конкретный продукт будет жить внутри конкретного бизнеса.

Например, если основная финансовая информация уже находится в 1С, имеет смысл сначала проверить, что можно сделать не отходя от кассы. Зачем переносить во вторую среду то, что компания уже однажды ввела, а потом поддерживать еще одну связку?

Отсюда и логика модуля P&L для 1С: управленческий учет можно выстроить в той же базе, где уже находятся данные компании. Не как универсальный рецепт, а как один из вариантов для бизнеса, который хочет сохранить финансовый контур внутри 1С.

Конечно, наш модуль не панацея. Бывают задачи, где стандартных возможностей недостаточно или нужна другая архитектура. И это тоже нормальный результат выбора. Если программу приходится долго уговаривать работать на ваш бизнес, скорее всего, это не ваша программа.

Наверное, поэтому мне и нравится идея достаточной финансовой модели. Такой, которая отвечает на реальные вопросы бизнеса сегодня и может развиваться вместе с ним. И инструмент для нее я бы выбирала по тому же принципу: сколько из его возможностей действительно понадобится и сколько работы потребуется, чтобы ими пользоваться.

Я вообще-то начинала с довольно обычной маркетинговой задачи: посмотреть спрос по конкурентам и аналогам среди финансовых сервисов. А пришла к вопросу, которым в сети не задается никто: сколько сил потребуется компании, чтобы выбранной системой пользоваться и через год?

Не купить и не внедрить. Именно пользоваться. Получать нужные цифры, поддерживать свои правила, обучать новых людей и не собирать поверх автоматизации очередную ручную таблицу, потому что так снова оказалось быстрее.

Вот с этим вопросом я бы и шла на консультации и демо. Всех посмотреть и выбрать. Так что, если ваши финансовые данные уже находятся в 1С, то на бесплатной диагностике разберем текущую схему учета и посмотрим, можно ли решить задачу с помощью модуля P&L для 1С или Вам нужен другой сценарий.