Контроль финансов в бизнесе: как собственнику выйти из операционки и увидеть главное

Возьмем сервисную компанию. На расчетном счете 1,4 млн рублей. Однако через несколько дней нужно выплатить зарплату, поставщику предстоит перечислить 420 тысяч рублей, а 2 клиента задерживают оплату. Часть денег на счете — аванс за работу, которую еще предстоит выполнить, а одно направление по итогам месяца стало менее прибыльным.

Остаток на счете правильный, но он отвечает только на один вопрос: сколько денег есть на данный момент.

Для управления нужны другие ответы:

• хватит ли денег на ближайшие обязательства;
• не растут ли расходы быстрее доходов;
• насколько результат отклонился от плана;
• где уже требуется решение руководителя.

Вот для этого и нужен финансовый контроль бизнеса. Задача не в том, чтобы владелец лично собирал эти ответы и брал на себя еще больше ответственности — ее у него и так достаточно.

Управленческий учет связывает разные стороны бизнеса и позволяет не смотреть на каждый показатель отдельно.

ДДС помогает понять, что происходит с деньгами.
ОПиУ показывает финансовый результат.
Платежный календарь смотрит вперед — хватит ли денег на будущие обязательства.
План-факт помогает заметить отклонение от намеченного результата, а аналитика по проектам и направлениям — понять, где именно оно возникло.

В более сложной системе к этому добавляется управленческий баланс и другие инструменты.
Но руководителю не нужно постоянно открывать весь этот набор. Его задача — получить короткий ответ: все идет в допустимых границах или где-то уже требуется вмешательство.

Внутри может быть сложная система учета, но на уровень владельца должны выходить короткие ответы на управленческие вопросы.

Разные показатели меняются с разной частотой. Ситуация с деньгами может измениться за несколько дней, а прибыль по итогам месяца бессмысленно пересчитывать после каждой оплаты.

Поэтому контроль финансовых показателей в бизнесе работает на нескольких горизонтах.

Периодичность у каждой компании своя. В бизнесе с большим количеством ежедневных платежей денежную позицию придется проверять чаще, в более спокойной модели — реже.
Но это не расписание для владельца.

Это ритм системы, которая должна работать автономно, без постоянного участия собственника.

Именно поэтому цель финансового контроля не в том, чтобы показывать предпринимателю цифры больше и чаще. Хорошо настроенная система, наоборот, позволяет заглядывать в бизнес реже.

Допустим, на верхнем уровне есть несколько сигналов: деньги и прибыль в норме, план выполняется, три направления работают в обычном диапазоне.

Но по одному направлению прибыль снизилась, а через две недели возможен дефицит денег. Вот эти два сигнала уже требуют внимания. В остальные показатели можно не заходить. Если цифра находится в нормальном диапазоне, собственнику незачем каждый раз доказывать себе, почему она нормальная. Но для этого заранее нужно понимать, где заканчивается обычное колебание и начинается проблема.

Рост отдельной статьи расходов на небольшую сумму может ничего не значить. Падение прибыльности направления ниже принятого уровня — весомый повод вмешаться. Денег сегодня достаточно, но прогноз показывает нехватку через десять дней — тоже сигнал.

Рабочая логика выглядит так: показатель → нормальное значение → отклонение → причина → действие.

Можно вывести пять показателей на красивый экран и назвать его BI, но это еще не означает, что система управления финансами работает.

Если исходным цифрам нельзя доверять, графики только делают ошибку красивой. Сначала нужен единый подход к оценке бизнеса, чтобы показатели считались одинаково из периода в период и их можно было сопоставлять.

Дашборд появляется уже после этого, в качестве верхнего уровня, где остаются деньги, прибыль, риски и существенные отклонения.

Дашборд — не финансовый контроль. Это последний экран уже работающей системы, где основная аналитика осталась «вне экрана». Посмотреть, как такой верхний уровень реализован в модуле, можно на странице финансовых дашбордов 1CPNL.ru.

Во многих компаниях продажи, платежи, затраты и расчеты с контрагентами уже ведутся в 1С. В таком случае не обязательно строить рядом второй контур и повторно переносить туда те же хозяйственные операции.

Модуль P&L позволяет организовать управленческий учет на данных 1С: использовать уже имеющуюся базу операций для нужных управленческих отчетов и аналитики — в зависимости от версии продукта и задач компании. При этом модуль не меняет первичные документы 1С и не ведет финансовый учет вместо клиента.

И начинать можно с разного уровня готовности. Если управленческий учет уже сложился в Excel, на внедрении не обязательно придумывать модель заново: сначала разбирают действующие отчеты, статьи, аналитику и правила, затем согласованную логику переносят в управленческий контур внутри 1С в рамках возможностей модуля. Если система пока собрана частично, работа начинается с диагностики: какие данные уже есть, какие отчеты нужны и насколько команда готова заниматься настройкой самостоятельно.

От этого зависит и формат участия эксперта — от самостоятельного запуска по готовому маршруту до совместной настройки или более глубокого проекта. На внедрении специалисты 1CPNL помогают определить нужные отчеты и аналитику, настроить модуль, проверить работу на данных компании и обучить сотрудников.

После запуска команда тоже не остается один на один с системой. Для действующей подписки предусмотрена техническая поддержка, а после внедрения — консультационная линия по работе с продуктом и отдельным настройкам. Если задачи бизнеса меняются, систему можно развивать дальше. Подробнее о форматах внедрения и сопровождении 1CPNL →

После настройки финансовые дашборды обновляются автоматически. Владелец получает верхний уровень, а команда продолжает работать с данными и отчетами внутри 1С. Не потому, что сам бизнес стал проще и примитивнее, а вся «сложность» осталась под экраном.

Прошла неделя. Владелец открывает дашборд и видит два ранее отмеченных сигнала, как мы помним, по одному направлению снизилась прибыльность, а прогноз платежей показывает будущий дефицит денег.

Система не только подсветила две проблемы, но и дала понятную точку входа в каждую. По платежам выяснилось, что один из клиентов сдвинул срок оплаты. Владелец подключился к переговорам, оплату подтвердили раньше критической даты, и возможный кассовый разрыв сняли.

По проблемному направлению причина тоже оказалась конкретной: выросла стоимость подрядчиков по нескольким проектам. Руководитель направления получил задачу пересмотреть загрузку и условия работы, а собственнику не пришлось разбирать весь ОПиУ компании.

Вот для этого он и возвращается в процесс: не искать правильную цифру, а решить две конкретные проблемы, которые система уже нашла и локализовала.
Хорошо налаженная система финансового контроля позволяет владельцу выпасть из цепочки сбора и проверки информации и остаться там, где он действительно нужен компании: в точке принятия решения.

Проверить это можно одним вопросом: что произойдет, если собственник неделю вообще не откроет финансовые отчеты?

Если работа продолжится, а действительно важное отклонение все равно дойдет до него вовремя — система работает.

Собственник строил компанию не для того, чтобы всю жизнь обслуживать ее отчеты. Хороший финансовый контроль возвращает ему то, ради чего бизнес когда-то и создавался: не только деньги, но и право распоряжаться собственным временем.

Хотите, чтобы финансовая система работала без постоянного участия собственника?
В 1CPNL можно начать с того уровня, на котором компания находится сейчас: перенести сложившуюся управленческую логику из таблиц, донастроить существующий контур или построить систему вместе с экспертом.

Что почитать дальше

Кому нужен управленческий учет в 1С
Когда бухгалтерских данных уже недостаточно для управления и какие задачи должен закрывать управленческий контур.

Финансовый учет для бизнеса: как видеть прибыль, деньги и риски
Как связаны ДДС, ОПиУ, баланс и другие элементы финансовой системы.

1С:Бухгалтерия уже есть: как добавить управленческий учет без второй программы
Что можно использовать из уже существующих данных 1С и когда не нужно создавать отдельный контур учета.