Как вести учет договоров в 1с 8.3 и быстро собирать реестры

В 1С: Бухгалтерии есть отдельный справочник договоров с контрагентами. Договор используется в расчетах и связан с документами по покупкам и продажам.

К договорам конкретного клиента или поставщика можно перейти из карточки контрагента: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты → Договоры.

Для нового договора задается его вид: с покупателем, с поставщиком, комиссионером, принципалом и другие варианты. В карточке также можно указать:

• валюту расчетов;
• срок оплаты;
• сумму договора;
• НДС;
• срок действия;
• вид расчетов.

Последнее поле удобно использовать для дополнительной классификации. Например, разделить договоры на абонентские, проектные или договоры по отдельным видам работ.
В 1С этот признак можно использовать для анализа однотипных договоров в стандартных отчетах.

Не нужно превращать договор в анкету на три страницы. Для обычного учета достаточно данных, которыми компания реально пользуется: контрагент, номер и дата, вид договора, срок оплаты, сумма, НДС и срок действия.

Если нужен дополнительный разрез, можно использовать штатный «Вид расчетов». Например, отдельно пометить абонентские и проектные договоры.

А вот если компании нужно хранить статус договора, ответственного менеджера, проект, этап, график актов и счетов или другие рабочие данные, стандартной карточки может уже не хватить. Тогда учет расширяют дополнительными настройками или отдельным функционалом.

Для текущей работы не обязательно каждый месяц выгружать список договоров в Excel.
Можно использовать сам список договоров и настроить его под свою задачу. В формах списков 1С работает команда: Еще → Настроить список. Через нее можно задавать:

• отбор;
• сортировку;
• группировку.

Например, оставить договоры нужного вида, сгруппировать их по контрагентам или отобрать по определенному признаку.

Сам механизм настройки списков в 1С:Бухгалтерии стандартный: через «Еще → Настроить список» можно выбирать поля для отбора и группировки. Если такой вариант реестра нужен регулярно, настройку можно сохранить и использовать повторно.

Договор в 1С нужен не только для красивой карточки. Он используется в документах реализации, поступления и расчетах с контрагентами. Из договора можно перейти к связанным документам и посмотреть, какие операции по нему уже отражены в базе. Отдельно можно контролировать сроки оплаты.

Если в договоре задан срок, 1С использует его при определении просроченной задолженности.
Для покупателей есть отчет: Руководителю → Задолженность покупателей по срокам долга.

Также можно открыть расшифровку задолженности по расчетам с контрагентами.
Получается простая цепочка: договор → документы → расчеты → задолженность.
Для бухгалтерского учета этого во многих случаях достаточно, но по мере роста бизнеса появляются другие задачи.

Представим сервисную компанию. С клиентом заключили договор на год. Каждый месяц нужно выставлять акт и счет. Оплата ожидается до определенной даты. За несколько недель до окончания договора нужно запустить процесс продления.

Сам договор в 1С есть, но компании еще нужно знать:
что выставить в этом месяце, сколько должны заплатить, что уже оплачено и какие договоры скоро закончатся.

Для таких задач в 1CPNL.ru карточку договора можно дополнить рабочими данными: составом услуг, графиком актов и счетов, плановыми доходами и расходами. По графику договора можно не только контролировать, что и когда нужно выставить, но и пакетно формировать акты и счета за выбранный период.

Бухгалтер выбирает период и нужные договоры, после чего создает документы в 1С. Затем документы можно проверить и отправить контрагентам по электронной почте. Так регулярные акты и счета не приходится каждый месяц восстанавливать по прошлым реализациям и держать в голове.
Посмотреть возможности учета договоров в 1CPNL.ru →

Мы столкнулись с этой задачей на собственном направлении сопровождения 1С. Пока активных договоров было 20, хватало Excel и внимательности сотрудников, но когда их стало больше ста, ручной контроль начал давать сбои. Где-то пропустили акт, где-то поздно заметили задолженность, где-то вовремя не начали продление договора.

Контроль настроили внутри собственной 1С. По договору фиксируются условия работы и график документов. На их основе готовятся акты и счета за нужный период. Отдельно видно начисления, оплаты и задолженность. Сроки договоров можно контролировать заранее.
В результате договор, документы и деньги собираются в одной системе, а не в нескольких таблицах. Посмотреть кейс: как мы автоматизировали контроль 100+ договоров в 1С →

Договор и проект лучше не смешивать. Договор описывает отношения с контрагентом, а Проект нужен, чтобы собрать экономику конкретной работы: доходы, расходы, платежи и итоговый результат. Иногда один договор соответствует одному проекту.

Но бывает и иначе: в одном договоре несколько проектов или этапов, а большой проект связан с несколькими договорами. В таком случае договор остается частью учета, но для анализа добавляется отдельный проектный разрез.

Например, в брендинговом агентстве менеджеры работают со своими проектами внутри той же базы 1С, где бухгалтерия ведет документы. Руководство при этом видит план и факт поступлений, платежный календарь по проектам и P&L по направлениям. Посмотреть кейс проектного учета в агентстве →

Откройте несколько действующих договоров и попробуйте быстро ответить:

• когда заканчивается каждый договор;
• какой у него срок оплаты;
• какие документы уже есть;
• что еще нужно выставить;
• сколько оплачено;
• есть ли просроченная задолженность.

Если часть ответов приходится искать в Excel, почте и переписках, возможностей обычной карточки договора уже не хватает для ежедневного контроля. Начните с того, что уже есть в 1С - заполните сроки, виды расчетов и настройте удобный список, а дополнительные поля, графики документов, проекты и управленческую аналитику добавляйте только там, где они действительно нужны.