Расход на проект или направление: почему не нужно создавать отдельную статью под каждый разрез

Один акт подрядчика может одновременно содержать несколько характеристик.


Статья показывает экономический характер операции и формирует структуру ОПиУ. Она должна объединять однотипные расходы независимо от клиента и проекта.

Проект собирает доходы и расходы одной инициативы, заказа, контракта или другого объекта учета.

Направление объединяет проекты и операции в более крупный разрез: продукт, услугу, рынок, регион или другую часть бизнеса, по которой компания оценивает финансовый результат.

Договор можно использовать как дополнительную аналитику, если компании важно отслеживать операции в рамках конкретных обязательств.

Эти разрезы не заменяют друг друга. Одна сумма может одновременно участвовать в нескольких отчётах, каждый из которых отвечает на свой управленческий вопрос.

Можно использовать простое правило:

Если новый элемент появляется только потому, что изменились клиент, проект, направление, подразделение или договор, а экономический смысл операции остался прежним, значит, в классификатор статей, скорее всего, попала аналитика.

Например:
«Услуги подрядчиков» — это статья, потому что она показывает экономический характер расхода.
«Услуги подрядчиков проекта „Альфа“» — статья, смешанная с проектной аналитикой.
«Аренда» — статья расхода.
«Аренда офиса направления „Сопровождение“» — статья, в которую добавили направление.
«Контекстная реклама» может быть отдельной статьёй, если компания анализирует этот вид расходов и принимает по нему самостоятельные решения.

Но статьи «Контекстная реклама проекта А» и «Контекстная реклама проекта Б» обычно не нужны. Проект следует хранить отдельно.

Подробнее о том, как выбирать статьи доходов и расходов и чем они отличаются от статей ДДС, мы рассказали в опорном материале «Статьи доходов и расходов и статьи ДДС в 1С».

В этом случае распределяется не статья, а сумма, отражённая по статье.

Например, расход по статье «Программное обеспечение» можно распределить между несколькими проектами или направлениями по принятому в компании правилу. Экономический характер операции при этом не меняется.

Выбор базы распределения, прямые и косвенные расходы — отдельная методологическая тема, которую здесь не рассматриваем.

В модуле P&L статья, проект, направление, договор и документ могут использоваться как отдельные управленческие разрезы.

По одной операции можно увидеть:
— общий расход по статье;
— затраты конкретного проекта;
— результат направления;
— договор и документы, из которых сложилась сумма.

Для этого не нужно объединять все признаки в названии статьи или изменять первичные документы 1С.

Модуль не определяет методологию вместо компании. До настройки нужно решить, что считать статьёй, проектом и направлением, нужен ли анализ по договорам и по каким правилам заполнять аналитики. Подробнее о проектном учёте в модуле P&L

Статья, проект и направление — не альтернативные варианты классификации.

Статья задаёт экономический смысл операции и структуру ОПиУ.

Проект, направление и договор добавляют независимые аналитические признаки.
Поэтому статья доходов или расходов не должна меняться при появлении каждого нового клиента или проекта. Так справочник остаётся стабильным, одинаковые расходы — сопоставимыми, а одну операцию можно анализировать сразу в нескольких разрезах.

В кейсе проектной компании показано, как доходы и расходы связываются с контрактами, проектами и направлениями внутри 1С. Посмотреть кейс проектной компании

Что посмотреть дальше?

Если хотите понять, как разделить статьи, проекты и другие аналитические разрезы внутри 1С, посмотрите:

— как работает проектный учет в модуле P&L;
— как контролировать договоры и связанные с ними документы;
— как проектная компания навела порядок в доходах, расходах и финансовом результате внутри 1С.