Исходная схема: 1С, Excel и около 200 подразделений
Комбинат социального питания организует питание в школах
и детских садах. Помимо работы по госконтрактам,
компания ведёт коммерческую деятельность: буфеты,
выездную торговлю и поставку продуктов.
Оборот превышает 1 млрд ₽, в структуре —
около 200 подразделений.
Бухгалтерский учёт уже вели в 1С:Бухгалтерии.
Управленческую отчётность финансовая служба собирала отдельно:
показатели выгружали из 1С, сводили в Excel
и группировали по учреждениям и направлениям деятельности.
При таком масштабе подготовка отчётности занимала много времени
и требовала постоянной ручной сверки.
Почему выручка и себестоимость не сходились по одному учреждению
Главная сложность была не в отсутствии информации в 1С,
а в том, как она была разложена по справочникам.
Выручка отражалась в документах реализации,
где учреждения были представлены
номенклатурными группами.
Фактическая себестоимость собиралась в документах перемещения
со склада в производство, где то же учреждение
уже выступало складом.
Получалось, что одна школа или детский сад существовали
в системе сразу в двух разных ролях.
Связать выручку и себестоимость внутри одного отчёта
было нельзя — соответствия приходилось вручную
восстанавливать после выгрузки в Excel.
Дополнительно задачу усложняла специфика самого бизнеса:
-
раздельный НДС — часть операций облагается налогом,
часть относится к льготируемой деятельности;
-
сезонность — коллективные отпуска сотрудников приходятся
на период, когда доходов практически нет;
-
несколько источников выручки: госконтракты,
платные операции, буфеты, выездная торговля
и поставка продукции.
Задача была практической: перенести ОПиУ и ДДС
по подразделениям в 1С и убрать постоянное
ручное сведение таблиц.
Как связали выручку и себестоимость
Ключевым решением стал
единый сквозной справочник подразделений.
В него перенесли все учреждения с привычной
для команды группировкой.
При этом существующие бухгалтерские справочники
перестраивать не пришлось.
Номенклатурную группу и склад одного учреждения
сопоставили с одним элементом нового справочника.
Поэтому выручка из реализации и себестоимость
из перемещения теперь относятся к одной школе
или детскому саду.
Один объект — один разрез: выручка и себестоимость
больше не живут в разных системах координат.
Чтобы не выбирать одно из примерно 200 подразделений
вручную в каждом документе, настроили
автоправила и соответствия параметров.
Склады связали с нужными учреждениями,
а номенклатурные группы — с теми же элементами.
Как работают автоправила →
Отдельно разобрали основные типы документов,
где возникают выручка и себестоимость:
реализации, поступления наличных,
операции по платёжным картам и перемещения.
Часть реквизитов оказалась нестандартной
из-за прежних программных доработок базы.
Для них также подобрали условия отбора.
В результате правила подставляют нужные признаки,
а ОПиУ можно построить в 1С по одному учреждению
или группе учреждений — без ручного сопоставления
справочников в Excel.
Подробнее об ОПиУ →
Что ещё настроили
ДДС
Статьи сгруппировали по операционной,
инвестиционной и финансовой деятельности.
Затем проверили операции, где статья не определилась.
Здесь помогло качество бухгалтерского учёта:
во всём массиве нашли только три документа без статьи.
Поэтому ДДС удалось разобрать уже за одну встречу.
При менее подготовленной базе такой этап
обычно занимает значительно больше времени.
ДДС в 1С →
Зарплата и сезонность
Для начислений задали соответствия
по подразделениям и статьям,
чтобы расходы на персонал попадали
к нужным учреждениям и в правильные периоды.
Для ретроспективы использовали загрузку из Excel
через документ «Отражение заработной платы».
Так в отчёты вошёл не только период после запуска,
но и история с начала года.
Амортизация
Амортизацию вынесли одной статьёй
в блок «Ниже EBITDA»,
чтобы отделить её от операционного результата.
Для регламентных операций задали соответствия:
после закрытия месяца сумма относится
в нужный блок отчёта.
План-факт
Отдельно добавили финансовый план.
Его можно заполнять по отдельным подразделениям
или по компании целиком.
Фактические показатели сравниваются с планом,
а отклонения видны в отчёте «План-факт».
Что не вошло в этот проект
Восстановление входящего НДС по товарам,
используемым в необлагаемой деятельности,
требует отдельной проработки.
Эту задачу не смешивали с текущим внедрением
и вынесли в отдельный проект.
Что изменилось примерно за месяц
Проект занял около месяца.
За это время собрали ДДС, создали сквозной справочник
примерно на 200 подразделений и настроили заполнение
аналитики для основных типов документов.
Главное изменение — выручку и себестоимость
больше не приходится вручную связывать
после выгрузки из 1С.
Оба показателя относятся к одному учреждению:
себестоимость приходит из перемещений,
выручка — из реализаций,
а заданные правила расставляют нужные признаки
без ручного выбора.
В ОПиУ появилась детализация по учреждениям:
можно увидеть результат конкретной школы
или детского сада, а группы —
сворачивать и раскрывать.
При обороте более 1 млрд ₽
и примерно 200 подразделениях
финансовая служба получила внутри 1С
тот разрез, ради которого раньше приходилось
постоянно собирать сводные таблицы в Excel.
Итог
В этом проекте не пришлось заново строить
бухгалтерский учёт.
Основная информация уже была в 1С —
проблема заключалась в том,
что выручка и себестоимость одного учреждения
находились в разных справочниках.
Единый сквозной справочник связал их в одной точке,
а правила заполнения убрали ручной выбор аналитики.
В результате ОПиУ и ДДС можно готовить внутри 1С
без постоянного сведения примерно 200 подразделений
в Excel.
На перестройку этой части финансового контура
понадобилось около месяца.
Главная
