1С:Фреш для удаленной команды: от работы без сервера до учета проектов

Чтобы понять, как работает 1С: Фреш, достаточно разделить приложение и инфраструктуру.
1С:Фреш — сервис, через который приложения 1С работают через интернет. Информационная база размещается в инфраструктуре сервиса, а сотрудники подключаются к ней через браузер или тонкий клиент.

Отсюда привычные формулировки: облачная 1С, 1С в облаке, работа в 1С через интернет.
Но важно разделять два уровня.

1С:Фреш определяет, где работает приложение и как пользователи получают к нему доступ.

Конфигурация определяет, какие задачи бизнеса решает сама 1С.

Во Фреш можно работать не только с бухгалтерией, но и УТ, ЗУП, Документооборот и пр. В сервисе доступны разные приложения 1С и интеграция с Битрикс. Возможности системы зависят от выбранного решения.

Формулировка «1С без сервера» удобна и рекламна, но технически условна. Серверная инфраструктура никуда не исчезает — компания просто перестает содержать её самостоятельно.

У локальной 1С есть не только стоимость программы. Кто-то должен:

• разместить базу;
• поддерживать оборудование;
• заниматься обновлениями;
• организовать резервное копирование;
• восстанавливать систему после сбоев;
• поддерживать программное окружение.

Можно держать своих специалистов, можно передать эту работу подрядчику. Но затраты и ответственность остаются у бизнеса.

В 1С: Фреш значительная часть этого технического слоя находится на стороне сервиса.
Поэтому локальную и облачную 1С некорректно сравнивать только по цене лицензии.

У собственной системы есть стоимость владения инфраструктурой: оборудование, программная среда, резервирование, обслуживание и время специалистов.

Прикладные задачи при этом остаются. По-прежнему нужно настраивать учет, права пользователей, аналитику, интеграции и дополнительные возможности системы.

Но специалисту уже не приходится тратить столько времени на собственную серверную среду. Можно сосредоточиться на самой 1С: настройках, пользователях и задачах бизнеса.

То же с резервными копиями. Свой сервер еще не означает, что копии регулярно создаются, хранятся отдельно и из них вообще можно восстановить базу. Во Фреш резервное копирование организует сервис.

Удаленный доступ к 1С можно организовать по-разному. Во Фреш он изначально заложен в модель работы.

Бухгалтер открывает базу из дома, руководитель подключается в поездке, менеджеры работают из разных городов — и все используют одну информационную базу. Для проектных компаний, IT, агентств и консалтинга это вполне естественная схема. Команда и так распределена, поэтому держать рабочую систему на компьютере в конкретном офисе нет необходимости.

Для небольшой компании такой удаленный доступ к 1С не требует самостоятельно поднимать офисный сервер для подключения сотрудников. Пользователь может открыть 1С в браузере или работать через тонкий клиент.

Но довольно быстро появляется другой вопрос: если в одной базе десять пользователей с разными задачами, нужно ли каждому открывать всю базу?

Нет. Одна база не означает одинаковые права для всех.

Бухгалтеру нужны первичные документы, регламентированный учет и закрытие периода.
Менеджеру — его проекты, договоры, счета, ожидаемые поступления и связанные операции.
Руководителю — сводная информация.

Для небольшой проектной компании этого иногда достаточно, чтобы часть процессов после заключения сделки вести прямо в 1С. Не нужно заводить еще одну систему только ради договоров, счетов и контроля оплат.

Но полноценную CRM с лидами, воронкой продаж, коммуникациями и маркетингом такая схема не заменяет.

А дальше появляется уже другой вопрос: не кто что видит, а что компания получает в итоге по каждому проекту.

Сначала у агентства пять проектов. Потом пятнадцать. Появляются подрядчики, общие расходы, несколько направлений, сотрудники переходят с одного проекта на другой.

По одному проекту деньги уже пришли, хотя работа продолжается. По другому клиент ещё не оплатил счёт. Третий дает хороший оборот, но после затрат почти не приносит прибыли.
Теперь собственнику мало понимать, какие документы созданы и кто заплатил.

Ему нужно видеть:

• сколько заработал конкретный проект;
• какие расходы относятся к нему напрямую;
• как учитывать общие затраты;
• сколько денег ещё должны клиенты;
• какие выплаты предстоят;
• какие проекты и направления действительно рентабельны.

Вот здесь учет проектов в 1С перестает быть просто способом разложить документы по проектам и становится финансовой задачей.

Одного поля Проект для этого мало. Чтобы учет по проектам в 1С показывал результат, нужно заранее определить, как признавать доходы и расходы, куда относить общие затраты и какую аналитику хочет видеть руководитель.

Фреш отвечает на вопрос, как распределенная команда работает с 1С. Финансовая модель — на вопрос, что компания способна увидеть на данных этой 1С.

У Фреш иногда есть репутация закрытой облачной бухгалтерии: выбрал стандартную программу — и дальше работаешь только с тем, что было в ней изначально.

Но это не так. Во Фреш можно подключать расширения конфигурации, дополнительные отчеты и обработки. Для этого есть магазин расширений.

Для растущей компании это важный момент. Сегодня хватает типовой программы, завтра нужен дополнительный отчет, новая аналитика или целый функциональный блок.

Для нашей темы важнее другое: облачная 1С не обязательно остается такой, какой была в первый день работы компании.

Фреш убирает часть технических забот. Но не все.

При локальной схеме одной из критичных точек может быть собственный сервер. В облаке возрастает зависимость от интернет-канала.

Инфраструктурный риск не исчезает — меняется его точка.

Для распределенной команды интернет — уже часть рабочей инфраструктуры. Если связь нестабильна, проблемы с доступом к 1С будут такими же рабочими проблемами, как сбой офисного сервера при локальной схеме.

Фреш хорошо подходит типовым приложениям и решениям, которые рассчитаны на эту среду.

Другая история — база, которую много лет серьезно дорабатывали. Если в ней десятки нестандартных механизмов, интеграций и зависимостей, перенос нужно оценивать отдельно.

Поэтому 1С без собственного сервера — удобный сценарий, но подходит не всем.

Для обычной коммерческой компании выбор чаще упирается в удобство, стоимость владения, доработки и качество интернета.

Но бывают системы, для которых этого недостаточно.

Если к защите информации предъявляются специальные требования, приходится учитывать:

• аттестацию инфраструктуры;
• средства защиты;
• защищенные каналы;
• требования регуляторов.

Для отдельных регулируемых сценариев существует, например, Аттестованный 1С: Фреш.
Это уже совсем другая задача. Требования защищенного контура нельзя автоматически переносить на обычное агентство или IT-компанию. Но и выбирать среду только по удобству здесь уже нельзя.

Вернемся к небольшой цифровой компании. Доступ к базе уже есть. Бухгалтер, менеджеры и руководитель работают каждый со своим участком. Проекты, договоры и оплаты постепенно собираются в одной системе.

И в какой-то момент руководителя перестает волновать, как попасть в 1С из другого города.
Ему нужно другое:

• прибыль по проектам;
• результат направлений;
• движение денег;
• будущие платежи;
• дебиторская задолженность.

Это уже задачи управленческого учета. Их можно решать внутри той же информационной базы с помощью дополнительных инструментов. Один из вариантов — модуль P&L для 1С, который доступен в том числе пользователям 1С: Фреш через магазин расширений.

Модуль не изменяет первичные документы 1С и не ведет финансовый учет вместо компании. Он работает с данными существующей базы и добавляет инструменты управленческого учета.

Сначала небольшой команде нужно просто работать в одной 1С из разных мест.
Потом в системе появляются менеджеры, роли и проекты. Следом — вопросы по оплатам, расходам и прибыли.

Так облачная 1С постепенно перестает быть просто способом удаленно открыть бухгалтерскую базу. Она становится рабочей системой компании, которую можно развивать вместе с бизнесом.

И вопрос меняется: уже не «как всем работать в одной 1С?», а «что мы хотим видеть на данных этой 1С?»

Если компания дошла до этого этапа, можно посмотреть обзор P&L и запросить демоверсию. После заявки приходит инструкция по установке и первоначальной настройке модуля.

Уже работаете в 1С:Фреш и хотите использовать данные той же базы для управленческого учета? Посмотрите, как P&L работает внутри 1С, и попробуйте модуль на своей базе.

После заявки пользователь получает доступ к демоверсии и инструкцию по установке и первоначальной настройке.

Что читать дальше?

Нужна ли CRM, если проекты, счета и оплаты уже ведутся в 1С
Как разделить задачи CRM и учетных процессов, если менеджеры уже работают с проектами и оплатами в 1С.

Контроль проектов и направлений брендингового агентства
Практический пример работы с проектами и финансовой аналитикой внутри 1С.

Безопасность и архитектура 1CPNL
Где остаются данные, какой доступ получает модуль и как устроена архитектура решения.