Как добавить поле или вкладку в 1С:Бухгалтерия: когда достаточно настройки, а когда нужна доработка

Самый простой случай — нужный реквизит в 1С уже существует, но пользователь его не видит.

В режиме 1С: Предприятие для многих форм доступны пользовательские настройки: можно менять расположение элементов, скрывать и показывать доступные поля, менять представление формы.

Например, в документе уже хранится нужный реквизит, но бухгалтеру приходится каждый раз открывать дополнительные разделы, чтобы его увидеть. Если поле доступно в форме, программировать новый реквизит не требуется — достаточно вывести существующий.

По той же логике сначала стоит действовать, если нужно добавить колонку в 1С: проверить, есть ли необходимые данные среди уже доступных элементов формы или списка.

Даже запрос «как добавить строку в 1С» не всегда означает изменение программы. Если пользователь просто добавляет очередную позицию товара или услуги в уже существующую табличную часть документа, он работает с предусмотренной структурой документа.

Допустим, компании требуется хранить новый признак:

• категорию клиента;
• внутренний статус договора;
• источник обращения;
• признак срочного заказа;
• дополнительную характеристику объекта.

Здесь первая реакция часто звучит так: «давайте добавим новое поле в документ 1С».
Но сначала стоит проверить, нет ли для этой информации уже существующего места: договора, подразделения, статьи, характеристики, проекта или другого стандартного объекта.

Это важно не только технически. Если одинаковый смысл начинают хранить в нескольких разных полях, база постепенно обрастает дублирующими признаками, а пользователи перестают понимать, какой из них правильный.

Если подходящего стандартного объекта нет, для ряда задач можно использовать механизм дополнительных реквизитов. Подробно этот сценарий мы уже разбирали в статье «Дополнительные реквизиты в 1С: как добавить нужные поля без программиста». Там есть настройка поля, выбор типа значения и примеры использования.

Но здесь есть следующая граница. Если значение нужно только хранить, показывать или использовать для отбора, дополнительного реквизита может быть достаточно.
Если по нему нужно считать деньги, строить отчетность, распределять операции или получать финансовый результат — задача уже не про поле.

Что делать: определить, будет ли новое значение просто храниться в документе или должно участвовать в логике учета.

Представим запрос: «Добавьте в документ 1С поле „Проект“, чтобы директор видел прибыль каждого проекта».

Само поле создать можно.
Но даже заполненное поле «Проект: Север» не отвечает на вопросы:

• какие доходы относятся к «Северу»;
• какие расходы относятся напрямую;
• как учитывать общие расходы;
• что делать, если один расход относится сразу к нескольким проектам;
• связывать ли с проектом денежные потоки;
• где смотреть итоговый финансовый результат.

То есть запрос начинался с интерфейса, а закончился методологией учета.
Поле отвечает на вопрос: «где записать значение».
Аналитика отвечает на вопрос: «как это значение участвует в учете».

Поэтому, если требуется добавить поле в отчет 1С, недостаточно решить, где оно будет находиться на форме. Нужно определить источник данных и правила, по которым показатель попадет в отчет.

Например, проект должен быть связан не просто с названием документа, а с теми доходами, расходами и денежными потоками, которые относятся именно к нему.

В модуле P&L для этого предусмотрена отдельная аналитика «Проекты»: в одной сущности объединяются связанные доходы, расходы, денежные потоки и плановые показатели, чтобы затем анализировать финансовый результат проекта. Подробнее о проектном учете в модуле P&L.

И это уже решение другой задачи: не «куда поставить поле», а «как организовать учет по проектам».
Что делать: если новое значение должно влиять на управленческий отчет, сначала определить правила аналитики, а затем выбирать технический способ ее реализации.

С запросом «как добавить вкладку в 1С» возникает та же проблема.
Иногда под новой вкладкой пользователь имеет в виду только более удобную группировку уже существующих полей. Тогда задача остается на уровне интерфейса.

Но если во вкладке должны появиться:

• новые данные;
• отдельные таблицы;
• команды;
• расчеты;
• собственный процесс работы, то сначала нужно проектировать саму функцию, а уже потом решать, как она будет выглядеть.

Для таких задач в 1С предусмотрен механизм расширений конфигурации. Расширения позволяют адаптировать типовое решение под конкретное внедрение без изменения самого типового прикладного решения. Подробнее об расширениях конфигурации — на сайте 1С.

То есть запрос: «Добавьте вкладку Финансы проекта».
нужно развернуть хотя бы до: «На этой вкладке сотрудник должен выбирать проект, видеть связанные документы и контролировать его финансовый результат».

Только после этого понятно, что именно нужно реализовать.
Что делать: если вкладка нужна только для удобства — работать с формой. Если внутри появляется новая функция — сначала описать данные, правила и действия пользователя, а затем выбирать способ доработки.

Финансовые задачи хорошо показывают разницу между реквизитом и аналитикой.
Допустим, руководитель хочет видеть прибыль по направлениям бизнеса. Можно добавить поле «Направление».

Но дальше возникают те же вопросы:
какие операции к нему относятся, кто выбирает направление, как учитывать общие расходы, как связать доход и расход, что делать с платежами и в каком отчете смотреть результат.

Поэтому в задачах управленческого учета решение часто состоит не в создании еще одного реквизита, а в использовании аналитики, которая уже связана с финансовыми операциями.
Модуль P&L работает именно как дополнительный управленческий слой внутри существующей 1С: компания продолжает использовать свою учетную базу, а поверх бухгалтерских данных добавляются необходимые управленческие аналитики и правила.

Например, для проектного бизнеса можно использовать проект как отдельную аналитику и видеть его доходы, расходы и финансовый результат без создания отдельной системы учета. Такой сценарий используется и в практических внедрениях.

Хотите не просто добавить поле, а видеть доходы, расходы и результат по каждому проекту?
Посмотрите, как устроен проектный учет в модуле P&L для 1С

Перед постановкой задачи специалисту достаточно ответить на четыре вопроса.
1. Нужные данные уже есть в 1С?
Если да, сначала проверьте, можно ли просто вывести существующее поле или колонку на форму.

2. Нужно хранить новый признак?
Проверьте, нет ли для него стандартного объекта или реквизита. Если нет, может подойти дополнительный реквизит.

3. Значение должно участвовать в отчете или расчете?
Если по нему нужно считать доходы, расходы, распределять суммы или получать финансовый результат, задача уже не про поле — нужно определить аналитику и правила учета.

4. Нужна новая функция или отдельный процесс?
Если появляются новые таблицы, команды, расчеты или логика работы, может потребоваться расширение функциональности.

Поэтому рабочая последовательность выглядит так:

• данные уже есть → показать их;
• данных нет → определить, где их хранить;
• значение влияет на отчет → настроить аналитику и правила учета;
• нужна новая функция → только тогда рассматривать доработку.

Тогда вместо расплывчатого: «Добавьте нам вкладку с проектами»
получается нормальная постановка: «В документах нужно указывать проект, связывать с ним доходы и расходы и получать финансовый результат по каждому проекту».

И сразу понятно, что задача начинается не с новой вкладки, а с того, что именно компания хочет учитывать. А если за запросом «добавьте поле „Проект“» стоит необходимость видеть доходы, расходы и финансовый результат каждой работы, начинать стоит уже не с формы документа. Посмотреть, как устроен проектный учет в модуле P&L для 1С

Когда нужно не просто добавить реквизит, а настроить управленческий учет в 1С — определить статьи, проекты, договоры, правила отражения операций и отчеты, одной технической настройки недостаточно.

Посмотреть, как устроена работа модуля P&L, можно во вводном видео.

Для самостоятельной работы доступны инструкции и документация по настройке. Если требуется помощь непосредственно с организацией управленческого учета, предусмотрены разные форматы внедрения: от самостоятельной настройки с поддержкой эксперта до совместной и комплексной настройки системы под процессы компании.

Во время внедрения специалист помогает определить правила учета, настроить необходимые блоки, проверить результат и обучить команду работе с системой. После запуска доступны техническая поддержка и консультационное сопровождение.

Подробнее о том, как проходит работа, — в материале «Внедрение модуля P&L для 1С».

Что почитать дальше?

Дополнительные реквизиты в 1С: как добавить нужные поля без программиста
Практическая инструкция для ситуации, когда нужно добавить собственный реквизит к объекту 1С.

1С:Бухгалтерия уже есть: как добавить управленческий учет без второй программы
Что делать, если задача уже шире одного поля: нужны проекты, направления, статьи и управленческие отчеты на данных существующей 1С.

Как брендинговое агентство навело порядок в проектах и финансах внутри 1С Практический пример проектного учета и финансовой аналитики внутри 1С. Этот кейс сейчас представлен в разделе кейсов 1CPNL.ru.